Как показать на диаграмме Excel данные из двух или более рабочих листов

Некоторое время назад мы опубликовали первую часть нашего самоучителя по созданию диаграмм в Excel для начинающих, в которой была дана подробная инструкция, как построить график в Excel. И самым первым вопросом, заданным в комментариях, был: «Как показать на диаграмме данные, расположенные на разных рабочих листах?«. Хочу поблагодарить читателя, задавшего этот замечательный вопрос!

В самом деле, не всегда исходные данные, которые нужно показать на диаграмме, располагаются на одном рабочем листе. К счастью, Microsoft Excel позволяет отобразить на одном графике данные, расположенные на двух и более листах. Далее мы проделаем это шаг за шагом.

• Создаём диаграмму из нескольких листов Excel
• Настраиваем диаграмму, созданную из нескольких рабочих листов

Как создать диаграмму из нескольких листов Excel

Предположим, что на нескольких листах Excel содержатся данные о доходе за несколько лет, и требуется построить диаграмму по этим данным, чтобы показать общую тенденцию.

1. Создайте диаграмму по данным первого листа

Откройте первый рабочий лист Excel, выделите данные, которые нужно отобразить на диаграмме, откройте вкладку Вставка (Insert) и в разделе Диаграммы (Charts) выберите нужный тип диаграммы. Для нашего примера мы выберем Объёмная гистограмма с накоплением (Stack Column).

2. Добавьте второй ряд данных с другого листа

Кликните по только что созданной диаграмме, чтобы на Ленте меню появилась группа вкладок Работа с диаграммами (Chart Tools), откройте вкладку Конструктор (Design) и нажмите кнопку Выбрать данные (Select Data). Или нажмите по иконке Фильтры диаграммы (Chart Filters) справа от диаграммы и в самом низу появившегося меню, кликните ссылку Выбрать данные (Select Data).

В диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source) нажмите кнопку Добавить (Add).

Теперь добавим второй ряд данных с другого рабочего листа. Этот момент очень важен, поэтому внимательно следуйте инструкциям. После нажатия кнопки Добавить (Add) откроется диалоговое окно Изменение ряда (Edit Series), здесь нужно нажать иконку выбора диапазона рядом с полем Значения (Series values).

Диалоговое окно Изменение ряда (Edit Series) свернётся. Кликните по ярлычку листа, содержащего следующую часть данных, которые нужно показать на диаграмме Excel. При переключении на другой лист диалоговое окно Изменение ряда (Edit Series) останется на экране.

На втором листе выделите столбец или строку данных, которые нужно добавить на диаграмму Excel, и снова кликните по иконке выбора диапазона, чтобы диалоговое окно Изменение ряда (Edit Series) вернулось к первоначальному размеру.

Теперь кликните по иконке выбора диапазона рядом с полем Имя ряда (Series name) и выберите ячейку, содержащую текст, который нужно использовать в качестве имени ряда данных. Вновь кликните по иконке выбора диапазона, чтобы вернуться к первоначальному диалоговому окну Изменение ряда (Edit Series).

Проверьте ссылки, которые теперь появились в полях Имя ряда (Series name) и Значения (Series values), и нажмите ОК.

Как видно на рисунке выше, мы связали имя ряда с ячейкой B1, в которой содержится заголовок столбца. Вместо ссылки на заголовок столбца, можно ввести имя в виде текстовой строки, заключённой в кавычки, например:

="Второй ряд данных"

Имена рядов данных появятся в легенде диаграммы, поэтому лучше придумать осмысленные и содержательные имена. На данном этапе результат должен быть примерно таким:

3. Добавьте еще больше рядов данных (по желанию)

Если в диаграмме должны быть показаны данные более, чем с двух рабочих листов, то повторите предыдущий этап для каждого ряда данных, который нужно добавить на диаграмму. Когда закончите, нажмите ОК в диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source).

Я для примера добавил третий ряд данных, и моя диаграмма теперь выглядит так:

4. Настройте и улучшите диаграмму (по желанию)

При создании диаграмм в Excel 2013 и 2016 обычно автоматически добавляются такие элементы, как название диаграммы и легенда. К нашей диаграмме, составленной из содержимого нескольких листов, название и легенда не были добавлены автоматически, но мы быстро исправим это.

Выделите диаграмму, нажмите иконку Элементы диаграммы (Chart Elements) в виде зелёного креста возле правого верхнего угла диаграммы, и отметьте галочкой нужные параметры:

О том, как настраивать другие параметры диаграммы, такие как отображение подписей данных или формат осей, подробно рассказано в отдельной статье о настройке диаграмм Excel.

Создание диаграммы из итоговой таблицы

Решение, показанное выше, удобно только в том случае, если данные, которые нужно отобразить на диаграмме, на всех рабочих листах выстроены в одинаковом порядке, т.е. в первой строке — Oranges, во второй — Apples и т.д. В противном случае графики превратятся в нечто неразборчивое.

В данном примере расположение данных одинаково на всех трёх листах. Если требуется построить график из гораздо больших таблиц, и нет уверенности в том, что структура данных в этих таблицах одинакова, то разумнее будет сначала создать итоговую таблицу, а уже из получившейся итоговой таблицы создавать диаграмму. Чтобы заполнить итоговую таблицу нужными данными, можно использовать функцию ВПР (VLOOKUP).

Например, если рабочие листы, о которых идёт речь в этом примере, содержат данные в разном порядке, то мы можем сделать из них итоговую таблицу при помощи вот такой формулы:

=ВПР(A3;'2014'!$A$2:$B$5;2;ЛОЖЬ)
=VLOOKUP(A3,'2014'!$A$2:$B$5,2,FALSE)

И получить вот такой результат:

Далее просто выбираем итоговую таблицу, открываем вкладку Вставка (Insert) и в разделе Диаграммы (Charts) выбираем нужный тип диаграммы.

Настраиваем в Excel диаграмму, созданную из нескольких рабочих листов

Может случиться так, что после завершения создания диаграммы из двух или более рабочих листов, становится ясно, что она должна быть построена по-другому. А так как создание такой диаграммы в Excel – это не такой быстрый процесс, как создание диаграммы из одного листа, то вероятно, что проще будет переделать созданную диаграмму, чем создавать новую с чистого листа.

В целом, параметры для диаграммы Excel, созданной из нескольких рабочих листов, ничем не отличаются от параметров для обычной диаграммы Excel. Можно использовать группу вкладок Работа с диаграммами (Charts Tools), или контекстное меню, или иконки настройки в правом верхнем углу диаграммы, чтобы настроить основные элементы, такие как название диаграммы, названия осей, легенду, стиль диаграммы и прочее. Пошаговые инструкции по настройке этих параметров можно найти в статье о настройке диаграмм в Excel.

Если же требуется изменить ряд данных, показанный на диаграмме, то сделать это можно одним из трёх способов:

• Диалоговое окно «Выбор источника данных»
• Иконка «Фильтры диаграммы»
• Формулы рядов данных

Изменяем ряд данных при помощи диалогового окна «Выбор источника данных»

Откройте диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source), для этого на вкладке Конструктор (Design) нажмите кнопку Выбрать данные (Select data).

Чтобы изменить ряд данных, кликните по нему, затем нажмите кнопку Изменить (Edit) и отредактируйте параметры Имя ряда (Series Name) или Значение (Series Values), как мы делали ранее в этой статье. Чтобы изменить порядок рядов данных на диаграмме, выделите ряд данных и переместите его вверх или вниз при помощи соответствующих стрелок.

Чтобы скрыть ряд данных, просто уберите галочку в списке Элементы легенды (Legend Entries) в левой части диалогового окна. Чтобы удалить ряд данных из диаграммы полностью, выделите его и нажмите кнопку Удалить (Remove).

Скрываем или показываем ряды данных при помощи иконки «Фильтры диаграммы»

Другой способ управлять рядами данных, которые отображаются на диаграмме Excel, это иконка Фильтры диаграммы (Chart Filters). Если кликнуть по диаграмме, то эта иконка тут же появится справа.

• Чтобы скрыть данные, кликните по иконке Фильтры диаграммы (Chart Filters) и уберите галочку возле соответствующего ряда данных или категории.
• Чтобы изменить ряд данных, нажмите кнопку Изменить ряд (Edit Series) справа от имени ряда. Появится уже знакомое диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source), в котором можно сделать нужные настройки. Чтобы кнопка Изменить ряд (Edit Series) появилась, достаточно просто навести указатель мыши на имя ряда. При этом ряд данных, на который наведена мышь, выделяется на диаграмме цветом, чтобы было проще понять, какой элемент будет изменён.

Изменяем ряд данных при помощи формулы

Как Вы, вероятно, знаете, каждый ряд данных в Excel задан формулой. К примеру, если выделить один из рядов данных на диаграмме, которую мы только что создали, то формула ряда данных будет выглядеть вот так:

=РЯД('2013'!$B$1;'2013'!$A$2:$A$5;'2013'!$B$2:$B$5;1)
=SERIES('2013'!$B$1,'2013'!$A$2:$A$5,'2013'!$B$2:$B$5,1)

Каждая формула ряда данных состоит из нескольких основных элементов:

=РЯД([имя_ряда];[имя_категории];диапазон_данных;номер_ряда)

То есть наша формула может быть расшифрована так:

• Имя ряда (‘2013’!$B$1) взято из ячейки B1 на листе 2013.
• Имена категорий (‘2013’!$A$2:$A$5) взяты из ячеек A2:A5 на листе 2013.
• Данные (‘2013’!$B$2:$B$5) взяты из ячеек B2:B5 на листе 2013.
• Номер ряда (1) говорит о том, что этот ряд занимает на графике первое место.

Чтобы изменить определённый ряд данных, выделите его на диаграмме и в строке формул внесите нужные изменения. Конечно, нужно быть очень осторожным, меняя формулу ряда данных, поскольку легко допустить ошибку, особенно, если во время редактирования исходные данные содержатся на разных листах, а не перед глазами. Впрочем, если работать с формулами Вам удобнее, чем с обычным интерфейсом, то такой способ сделать небольшие исправления вполне может подойти.

На сегодня всё! Спасибо за внимание!