Как преобразовывать таблицы Excel в HTML

Если Вы создали симпатичную таблицу в Excel и теперь хотите опубликовать её как веб-страницу, то простейший способ это сделать – экспортировать её в старый добрый файл HTML. В этой статье мы рассмотрим несколько способов конвертировать данные из Excel в HTML, определим плюсы и минусы каждого способа и выполним вместе с Вами такое преобразование поэтапно.

Преобразуем таблицы Excel в HTML при помощи инструмента «Сохранить как веб-страницу»

Этим способом Вы можете сохранить всю рабочую книгу или любую её часть (например, выделенный диапазон ячеек, график и т.д.) в виде статичной веб-страницы (.htm или .html), так что любой сможет посмотреть эти данные в интернете.

Предположим, Вы создали многофункциональный отчёт в Excel и теперь хотите экспортировать всю эту информацию вместе с диаграммой и сводной таблицей на сайт компании, чтобы коллеги могли видеть их в режиме онлайн через веб-браузеры, не запуская Excel.

Чтобы преобразовать данные Excel в HTML, выполните следующие шаги. Эти инструкции подходят для Excel 2013, 2010 и 2007.

1. В рабочей книге Excel откройте вкладку File (Файл) и нажмите Save As (Сохранить как).Если необходимо экспортировать только часть данных (например, диапазон ячеек, сводную таблицу или диаграмму), то предварительно выделите эту часть.
2. В диалоговом окне Save As (Сохранить как) выберите один из вариантов:
   • Web Page (Веб-страница) – так Вы сохраните рабочую книгу или выделенные данные как веб-страницу и дополнительно создадите папку, в которой будут храниться все вспомогательные файлы для корректного отображения веб-страницы (картинки, кнопки и текстуры для фона).
   • Single File Web Page (Веб-страница в одном файле) – так Вы сохраните рабочую книгу или выделенные данные в одном файле, все вспомогательные файлы будут встроены в веб-страницу.

   

3. Если перед тем, как нажать Save as (Сохранить как) Вы выделили диапазон ячеек, таблицу или диаграмму, то включите опцию Selection (Выделенное) и нажмите Save (Сохранить). Почти готово!Если Вы заранее ничего не выделяли, выполните следующие действия:
   • Чтобы сохранить всю книгу, включая все листы, диаграммы и вкладки для перемещения по листам, выберите вариант Entire Workbook (Всю книгу).
   • Чтобы сохранить только текущий лист, выберите вариант Selection: Sheet (Выделенное: Лист). На следующем шаге Вам будет предложено выбрать: опубликовать целый лист или только некоторые его элементы.

   

   Вы можете дать название веб-странице, нажав кнопку Change Title (Изменить) в правой части диалогового окна. У Вас также будет возможность установить или изменить заголовок чуть позже, это описано далее на шаге 6.

4. Нажмите кнопку Publish (Опубликовать) – откроется диалоговое окно Publish as Web Page (Публикация веб-страницы). Далее мы кратко поясним все параметры от начала и до конца.
5. Item to publish (Публикуемые элементы). Здесь Вы выбираете, какие части рабочей книги Excel необходимо экспортировать в веб-страницу. В выпадающем списке Choose (Выбрать) есть следующие варианты:
   • Entire workbook (Всю книгу) – опубликована будет вся книга, включая все её листы и вкладки для навигации между листами.
   • Items on … (Элементы из …) – опубликован будет весь лист или конкретные его элементы, т.е.сводные таблицы, диаграммы, фильтрованные диапазоны и прочее. Сначала Вы выбираете Items on … (Элементы из …), а затем либо All contents (Всё содержимое), либо нужные элементы.
   • Ranges of cells (Диапазон ячеек) – выберите этот вариант в выпадающем списке, а затем кликните иконку выбора диапазона, чтобы указать, какие ячейки Вы планируете опубликовать.
   • Previously published items (Опубликованные ранее элементы). Этот вариант позволяет повторно опубликовать лист или элементы, которые Вы ранее уже публиковали. Если Вы хотите удалить один из элементов списка, просто выделите его и нажмите Remove (Удалить).
6. Title (Заголовок). Чтобы добавить заголовок веб-страницы, который будет отображаться в заголовке браузера, нажмите кнопку Change (Изменить) справа от пункта Title (Заголовок) и введите нужный заголовок.
7. Нажмите кнопку Browse (Обзор) справа от пункта File name (Имя файла) и выберите папку на жёстком диске, веб-папку, веб-сервер, HTPP или FTP-адрес, куда требуется сохранить веб-страницу.

Совет: Если Вы впервые преобразуете рабочую книгу Excel в файл HTML, то будет разумно сначала сохранить веб-страницу на жёсткий диск, чтобы при необходимости можно было внести правки перед публикацией страницы в интернете или в локальной сети.

7. Кроме этого, Вы можете экспортировать файл в уже существующую веб-страницу, при условии, что у Вас есть права на ее редактирование. В таком случае, нажав кнопку Publish (Опубликовать), Вы получите сообщение с предложением записать данные вместо существующего содержимого веб-страницы или поместить в конце веб-страницы. Если первое – нажмите Replace (Заменить), если второе – Add to file (Добавить к файлу).
8. Поставьте галочку AutoRepublish every time this workbook is saved (Автопереиздание при каждом сохранении книги), если хотите, чтобы рабочая книга или выбранные элементы автоматически публиковались после каждого сохранения книги. Далее в этой статье я объясню работу этой функции более подробно.
9. Поставьте галочку Open published Web page in browser (Открыть страницу в браузере), если хотите посмотреть веб-страницу сразу после сохранения.
10. Нажмите кнопку Publish (Опубликовать). Все готово!На рисунке ниже наша таблица Excel выглядит вполне аккуратно, хотя дизайн немного искажён.

Замечание: Код HTML, созданный Excel, не очень чистый! Будет здорово, когда, преобразовав большую таблицу со сложным дизайном, Вы откроете её в любом редакторе HTML и почистите код перед публикацией. В результате страница на сайте будет загружаться заметно быстрее.

5 вещей, о которых нужно помнить, преобразуя файлы Excel в HTML

Используя инструмент «Сохранить как Веб-страницу», важно понимать, как работают его главные параметры, чтобы не совершить наиболее типичных ошибок и избежать самых распространённых сообщений об ошибке. В этом разделе Вы найдёте краткий обзор тех параметров, которым нужно уделять особое внимание при преобразовании файлов Excel в HTML.

1. Вспомогательные файлы и гиперссылки

Как известно, веб-страницы часто содержат рисунки и прочие вспомогательные файлы, а также гиперссылки на другие веб-сайты. Преобразуя файл Excel в веб-страницу, приложение автоматически собирает для Вас связанные файлы и гиперссылки и сохраняет их в вспомогательную папку.

Когда Вы сохраняете вспомогательные файлы, такие как диаграммы и фоновые текстуры, на тот же веб-сервер, Excel все ссылки создаёт относительными. Относительная ссылка (URL) указывает на файл внутри того же веб-сайта; она указывает имя файла или корневую папку вместо полного имени сайта (например, href=»/images/001.png»). Когда Вы удаляете любой элемент, сохранённый как относительная ссылка, Microsoft Excel автоматически удаляет связанный файл из вспомогательной папки.

Итак, главное правило – всегда сохраняйте веб-страницу и вспомогательные файлы в одном месте, иначе веб-страница не будет отображаться правильно. Если Вы перемещаете или копируете Вашу веб-страницу в другое место, убедитесь, что вспомогательная папка скопирована в то же место, иначе ссылки будут неверными. Если Вы повторно сохраняете веб-страницу в другое место, Microsoft Excel скопирует следом вспомогательную папку автоматически.

Если Вы сохраняете веб-страницы в разные места или если файл Excel содержит гиперссылки на внешние веб-сайты, то в таких случаях создаются абсолютные ссылки. Абсолютные ссылки содержат полный путь к файлу или к веб-странице, который может быть доступен откуда угодно, например: www.ваш-домен/раздел/страница.htm.

2. Внесение изменений и пересохранение веб-страницы

В теории, Вы можете сохранить книгу Excel как веб-страницу, затем открыть получившуюся веб-страницу в Excel, внести изменения и пересохранить файл. Однако, в этом случае некоторые возможности Excel будут не доступны. Например, любые диаграммы, содержащиеся в Вашей рабочей книге, превратятся в самостоятельные рисунки, и Вы не сможете изменять их в Excel, как это делали ранее.

Поэтому, лучшим способом будет сначала обновить исходную книгу Excel, внеся определенные изменения, затем сохранить её как рабочую книгу Excel (.xlsx), и только после этого снова преобразовать её в веб-страницу.

3. Автопереиздание веб-страницы

Если Вы поставили галочку напротив параметра AutoRepublish (Автопереиздание) в диалоговом окне Publish As Web Page (Публикация веб-страницы), который мы упоминали ранее в этой статье, тогда Ваша веб-страница будет автоматически обновляться каждый раз, при сохранении рабочей книги. Эта функция очень полезна и позволяет всегда поддерживать актуальной онлайн-копию Вашей таблицы Excel.

Если включить параметр AutoRepublish (Автопереиздание), то каждый раз при сохранении рабочей книги будет появляться сообщение с просьбой подтвердить, хотите ли Вы включить или отключить автопереиздание. Если необходимо, чтобы лист Excel автоматически опубликовывался, тогда выбираем Enable… (Включить…) и жмём ОК.

Однако, могут возникнуть обстоятельства, когда Вы не захотите автоматически публиковать лист Excel или его элементы, например, если файл содержит конфиденциальную информацию или был изменён тем, кто не является доверенным лицом. В таком случае Вы можете временно или навсегда отключить автопереиздание.

Чтобы временно отключить автопереиздание, выберите первый из предложенных вариантов в вышеупомянутом сообщении – Disable the AutoRepublish feature while this workbook is open (Отключить функцию Автопереиздание, когда открыта эта книга). Таким образом будет отключена автоматическая публикация для текущей сессии Excel, но в следующий раз, когда Вы откроете книгу, она будет включена снова.

Чтобы отключить автопереиздание навсегда для всех выбранных элементов, откройте книгу Excel, перейдите в диалоговое окно Publish As Web Page (Публикация веб-страницы) и нажмите кнопку Publish (Опубликовать). В разделе Items to publish (Публикуемые элементы) в списке Choose (Выбрать) выберите элемент, который Вы не хотите опубликовывать и нажмите кнопку Remove (Удалить).

4. Возможности Excel, которые не поддерживаются на веб-страницах

К сожалению, некоторые очень полезные и популярные возможности Excel становятся недоступными, когда Вы преобразуете Ваши листы Excel в HTML:

• Условное форматирование не поддерживается при сохранении листа Excel как Single File Web Page (Веб-страница в оном файле), поэтому убедитесь, что Вы сохраняете его как Web Page (Веб-страница). Гистограммы, цветовые шкалы и наборы значков не поддерживаются обоими форматами веб-страниц.
• Повёрнутый или вертикальный текст не поддерживается при экспорте данных из Excel в формат веб-страницы. Любой повёрнутый или вертикальный текст в Вашей рабочей книге будет преобразован в горизонтальный текст.

5. Самые распространённые трудности, встречающиеся при преобразовании файлов Excel в HTML

Преобразовывая рабочую книгу Excel в веб-страницу, Вы можете столкнуться со следующими известными трудностями:

• Содержимое ячейки обрезано или отображается не полностью. Чтобы избежать потери части текста, Вам нужно либо отключить перенос текста, либо сократить текст, либо сделать столбец шире. Выравнивание текста в ячейке настройте по левому краю.
• Элементы, которые добавляются в существующую веб-страницу, всегда появляются в самом конце страницы, в то время как Вы хотите поместить их в верхней части страницы или по середине. Это нормальное явление при сохранении файла Excel в уже существующую веб-страницу. Чтобы переместить данные в другое место на странице, Вы должны отредактировать получившуюся веб-страницу в любом HTML-редакторе, либо изменить расположение элементов в книге Excel и преобразовать ее заново в веб-страницу.
• Ссылки на веб-странице не работают. Наиболее очевидная причина – Вы переместили веб-страницу или вспомогательную папку в другое место. Более подробно об этом смотрите в разделе Вспомогательные файлы и гиперссылки.
• На веб-странице отображается красный крест (Х). Красный крестик обозначает не обнаруженный рисунок или другой графический элемент. Причина скорее всего таже, что и при нерабочих гиперссылках. Просто убедитесь, что Вы всегда храните веб-страницу и вспомогательную папку в одном месте.