Как автоматически отформатировать существующий документ в Word 2013

Word отличается удобной способностью форматировать то, что Вы вводите, по мере того, как Вы это делаете. Сюда можно включить автоматическую замену прямых кавычек на парные, создание маркированных и нумерованных списков, гиперссылок из веб-адресов и т.д. Но как быть, если нужно применить форматирование к уже готовому документу?

Инструмент «Автоформат» в Word работает не только в процессе ввода. Его можно запустить по требованию для форматирования уже существующего документа. Это бывает полезно, когда Вы получаете документ от кого-то и хотите сделать множество несущественных правок форматирования. Обратите внимание, что на рисунке выше веб-адрес и адрес электронной почты не отформатированы как гиперссылки, а список из двух элементов не нумерованный. Мы покажем Вам, как настроить Word так, чтобы в несколько кликов изменить форматирование во всём документе.

Инструмента «Автоформат» нет на ленте Word. Поэтому, чтобы им воспользоваться, нужно добавить его на Панель быстрого доступа. Нажмите стрелку вниз в правой части Панели быстрого доступа и выберите пункт More Commands (Другие команды) из выпадающего меню.

Откроется диалоговое окно Word Options (Параметры Word). В выпадающем списке Choose commands from (Выбрать команды из) выберите Commands Not in the Ribbon (Команды не на ленте).

Ниже выпадающего списка Choose commands from (Выбрать команды из) находится список команд – пролистайте его до AutoFormat (Автоформат). Кликните по этой команде и нажмите Add (Добавить).

Примечание: Команда AutoFormat (Автоформат) открывает диалоговое окно. Это значит, что Вы сможете настроить параметры перед тем, как запустить автоматическое форматирование документа. Если Вы уверены, что правильно настроили параметры и можете применить автоматическое форматирование немедленно, добавьте в меню команду AutoFormatNow (Выполнить Автоформат). В этом примере мы добавим команду AutoFormat (Автоформат).

Команда добавлена в список, находящийся в правой части диалогового окна. Ещё правее расположены кнопки со стрелками вверх и вниз. С их помощью можно изменить положение команды AutoFormat (Автоформат) на панели быстрого доступа.

Чтобы закрыть окно Word Options (Параметры Word), нажмите ОК.

Теперь команда AutoFormat (Автоформат) доступна на Панели быстрого доступа. Нажмите на неё.

Откроется одноимённое диалоговое окно. Вы можете выбрать один из двух типов поведения форматирования:

• Автоматически отформатировать сразу весь документ поможет команда AutoFormat now (Сразу весь документ).
• AutoFormat and review each change (С просмотром каждого изменения) – опция, которая покажет каждое изменения по мере того, как Word их находит.

Кроме того, чтобы помочь Word сделать процесс автоматического форматирования более точным, можно определить тип документа: General document (Обычный документ), Letter (Письмо) или Email (Почтовое сообщение).

Также есть дополнительные параметры, при помощи которых можно определить, что именно Word должен заменять при выполнении автоматического форматирования документа. Для настройки этих параметров нажмите кнопку Options (Параметры).

Откроется вкладка AutoFormat (Автоформат) диалогового окна AutoCorrect (Автозамена). Выберите, какие элементы Word должен форматировать автоматически и нажмите ОК.

Вы вернулись к диалоговому окну AutoFormat (Автоформат). Нажмите ОК, чтобы запустить процесс автоматического форматирования.

Обратите внимание на рисунок ниже, теперь веб-адреса и адреса электронной почты отформатированы как гиперссылки, а список стал нумерованным.

Имейте в виду, что инструмент «Автоформат» не всегда может обнаружить все случаи замены в документе. Каждый документ индивидуален, и Вам стоит проверить его после автоматического форматирования, чтобы убедиться, что в тексте не осталось элементов форматирования, которые нужно исправить вручную.