Некоторые таблицы Microsoft Excel стоит защитить от посторонних глаз, например, это пригодится для документов с данными о бюджете. В таблицах, которыми управляют несколько человек, есть риск случайной потери данных, а чтобы такого не произошло, можно воспользоваться встроенной защитой. Разберем все возможности блокировки доступа к документам.
Установка пароля на листы и книги
Защитить документ целиком или его части – листы – можно несколькими способами. Рассмотрим каждый из них пошагово. Если нужно сделать так, чтобы запрос пароля появлялся при открытии документа, следует установить код при сохранении файла.
- Откроем вкладку меню «Файл» и найдем раздел «Сохранить как». В нем есть опция «Обзор», она и потребуется для установки пароля. В более старых версиях при нажатии на «Сохранить как» сразу открывается окно обзора.
- Когда окно сохранения появится на экране, необходимо найти раздел «Сервис» в нижней части. Откроем его и выберем опцию «Общие параметры».
- Окно общих параметров позволяет ограничить доступ к документу. Можно задать два пароля – для просмотра файла и для изменения его содержимого. Доступ «Только для чтения» устанавливается как предпочтительный через это же окно. Заполним поля ввода паролей и нажмем кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.
- Далее придется подтвердить пароли – еще раз ввести их в соответствующую форму по очереди. После нажатия кнопки «ОК» в последнем окне документ будет защищен.
- Остается только сохранить файл, после установки паролей программа возвращает пользователя к окну сохранения.
При следующем открытии книги Excel появится окно ввода пароля. Если заданы два кода – для просмотра и изменения – вход происходит в два этапа. Вводить второй пароль не обязательно, если нужно только прочитать документ.
Другой способ защитить документ – воспользоваться функциями раздела «Сведения».
- Откроем вкладку «Файл» и найдем в нем раздел «Сведения». Одна из опций раздела – «Разрешения».
- Меню разрешений открывается нажатием на кнопку «Защитить книгу». Необходим второй пункт списка – «Зашифровать паролем». Выберем его, чтобы установить код доступа.
- В окошке шифрования вводим новый пароль. Далее необходимо будет подтвердить его в таком же окне. В конце нажимаем кнопку «ОК».
Обратите внимание! Понять, что опция включена, можно по оранжевой рамке, которая окружает раздел «Разрешения».
Установка пароля на отдельные ячейки
Если нужно защитить некоторые ячейки от изменения или удаления информации, поможет шифрование паролем. Установим защиту с помощью функции «Защитить лист». Она действует на весь лист по умолчанию, но после небольших изменений в настройках будет ориентироваться только на нужный диапазон ячеек.
- Выделяем лист и кликаем по нему правой кнопкой мыши. Появится меню, в котором необходимо найти функцию «Формат ячеек» и выбрать ее. Откроется окно настроек.
- Выбираем вкладку «Защита» в открывшемся окне, там находится два окна для галочек. Нужно снять выбор с верхнего окна – «Защищаемая ячейка». На данный момент ячейка не защищена, но ее нельзя было бы изменить после установки пароля. Далее нажимаем «ОК».
- Выделяем ячейки, которые нужно защитить, и проводим обратное действие. Необходимо снова открыть «Формат ячеек» и поставить галочку в окне «Защищаемая ячейка».
- Во вкладке «Рецензирование» находится кнопка «Защитить лист» – кликнем по ней. Откроется окно со строкой для пароля и списком разрешений. Выбираем подходящие разрешения – возле них нужно поставить галочки. Далее требуется придумать пароль для отключения защиты. Когда все сделано, нажимаем «ОК».
При попытке изменить содержимое ячейки пользователь увидит предупреждение о защите и инструкцию по снятию защиты. Те, у кого нет пароля, не смогут внести изменения.
Внимание! Найти функцию «Защитить лист» можно также во вкладке «Файл». Необходимо зайти в раздел сведения и найти кнопку «Разрешения» с ключом и замком.
Установка пароля на структуру книги
Если установлена защита структуры, появляется несколько ограничений работы с документом. С книгой нельзя будет выполнить данные действия:
- копировать, переименовывать, удалять листы внутри книги;
- создавать листы;
- открывать скрытые листы;
- копировать или перемещать листы в другие книги.
Чтобы заблокировать изменение структуры, выполним несколько шагов.
- Откроем вкладку «Рецензирование» и найдем опцию «Защитить книгу». Эту опцию также можно найти во вкладке «Файл» – раздел «Сведения», функция «Разрешение».
- Откроется окно с выбором варианта защиты и полем для ввода пароля. Ставим галочку возле слова «Структуру» и придумываем пароль. После этого нужно нажать кнопку «ОК».
- Подтверждаем пароль, и структура книги становится защищенной.
Как снять пароль в документе Excel
Отменить защиту документа, ячеек или книги можно там же, где она была установлена. Например, чтобы снять пароль с документа и отменить ограничение изменений, откроем окно сохранения или шифровки и очистим строки с заданными паролями. Для снятия паролей с листов и книги нужно открыть вкладку «Рецензирование» и кликнуть по соответствующим кнопкам. Появятся окна под названием «Снять защиту», где требуется ввести пароль. Если код правильный, защита спадет, и откроются действия с ячейками и листами.
Важно! Если пароль утерян, восстановить его не получится. Программа всегда предупреждает об этом при установке кодов. В таком случае помогут сторонние сервисы, но их использование не всегда безопасно.
Заключение
Встроенная защита документа Excel от редактирования достаточно надежная – восстановить пароль нельзя, он передается доверенным людям или остается у создателя таблицы. Удобство защитных функций в том, что пользователь может ограничить доступ не только к целой таблице, но и к отдельным ячейкам или к редактированию структуры книги.
