Автозамена в Excel. Как включить, отключить и настроить

Во время использования табличного процессора многие пользователи, работая с огромными объёмами информации, допускают разнообразные ошибки в вычислениях или же совершают опечатки. Ко всему прочему, некоторые люди не умеют правильно добавлять специальные символы и вместо них используют другие знаки, не относящиеся к работе. В программе существует особая функция под названием «Автозамена», которая позволяет автоматически исправить некорректный ввод данных.

Что такое “Автозамена”

Табличный процессор Эксель осуществляет хранение в собственной памяти самых разнообразных ошибок, допускаемых пользователями при работе с табличной информацией. Если пользователь совершит какую-либо ошибку, то программа автоматически исправит ее на корректные значения. Всё это достигается благодаря инструменту «Автозамена». Функция автоматической замены корректирует следующие типы ошибок:

  • ошибки, допускаемые из-за включенного Caps Lock;
  • начало ввода нового предложения с маленькой буквы;
  • две большие буквы, идущие подряд в одном слове;
  • другие распространенные ошибки и опечатки, допускаемые пользователями.

Расположение

Отметим, что автоматическая замена и инструмент «Найти и заменить» — это два абсолютно разных параметра. В первом инструменте табличный процессор самостоятельно производит анализ набранного текста и реализует замену, а во втором – все манипуляции производит пользователь, работающий в табличном процессоре.

Весь список заменяемых словосочетаний располагается в настройках Эксель. Для просматривания этой таблицы значений необходимо выполнить следующие простые действия:

  1. Кликаем на большую кнопку, находящуюся в левой верхней части интерфейса, а затем нажимаем на элемент «Параметры».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
1
  1. В появившемся окошке нажимаем на строчку «Правописание» и перемещаемся в меню настроек автоматической замены.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
2
  1. В новом появившемся на экране окошке можно просмотреть параметры функции. Здесь же располагается табличка примеров замены символов или же слов.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
3

Заметим, расположение этой функции во всех версиях идентичное, только в некоторых случаях доступ к параметрам начинается с нажатия на элемент «Файл».

Поиск содержимого

Разберем подробно, как произвести поиск содержимого в документе. Пошаговое руководство:

  1. Переходим в раздел «Правка», а затем кликаем на кнопку «Найти». Попасть в это окошко можно путём сочетания клавиш «Ctrl + F».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
4
  1. В строчку «Найти» необходимо ввести то значение, которое нужно отыскать в документе. После ввода данных кликаем «Найти далее». В окошке существуют различные дополнительные фильтры поиска, находящиеся в разделе «Параметры».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
5

Стоит понимать, что, если нажать кнопку «Найти далее», то программа выведет самое близкое введенное словосочетание и покажет его в документе. Использование функции «Найти всё» позволяет вывести все искомые значения, находящиеся в документе.

Замена образца

Часто случается так, что пользователю необходимо не просто найти какое-либо словосочетание в документе, но и заменить его на другие данные. Пошаговое руководство выполнения этой функции:

  1. Переходим в окошко поиска, вышеописанным способом.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
6
  1. Теперь перемещаемся в раздел под названием «Заменить».
  2. Здесь имеется новая строка «Заменить на». В строчку «Найти» вбиваем словосочетание для поиска, а в строчку «Заменить на», вбиваем то значение, которым хотим заменить найденный фрагмент. Переместившись в раздел «Параметры», можно применять разнообразные фильтры поиска для ускорения работы с информацией.

Включаем и отключаем автозамену

По умолчанию функция автоматической замены в табличном процессоре включена. Бывают случаи, когда ее необходимо выключить, чтобы при вводе информации программа не воспринимала некоторые символы ошибочными. Пошаговое руководство по отключению автоматической замены:

  1. Переходим в раздел «Файл».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
7
  1. В левом списке элементов выбираем «Параметры».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
8
  1. В появившемся окошке параметров выбираем раздел «Правописание». Далее кликаем «Параметры автозамены».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
9
  1. Появляется новое окошко с настраиванием параметра. Здесь необходимо убрать галочку около надписи «Заменять при вводе», а затем кликнуть «ОК».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
10
  1. Табличный процессор перекинет пользователя в предыдущее окошко, в котором необходимо снова кликнуть «ОК».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
11

Внимание! Для повторного включения функции нужно вернуть галочку рядом с надписью «Заменять при вводе» и нажать «ОК».

Автозамена даты и возможные проблемы

Бывают моменты, когда пользователь вбивает числовую информацию с точками, а табличный процессор самостоятельно изменяет ее на дату. Для сохранения в ячейке первоначальной информации без каких-либо изменений необходимо произвести следующие несложные действия:

  1. Производим выделение диапазона ячеек, в котором планируем ввести числовую информацию с точками. Переходим в раздел «Главная», а затем перемещаемся во вкладку «Число». Кликаем по текущей вариации формата ячеек.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
12
  1. Раскрылся небольшой список с различными форматами. Кликаем «Текстовый».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
13
  1. После проведения манипуляций можно производить ввод данных в ячейки, используя точки.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
14

Важно понимать, что числовая информация в ячейках с текстовым форматом не будет обрабатываться программой в виде чисел.

Автозамена математическими символами

Теперь рассмотрим то, как производится процесс автоматической замены математическими символами. Сначала необходимо перейти в окошко «Автозамена», а затем в раздел «Автозамена математическими символами». Эта функция является удобной и полезной, так как многих математических символов нет на клавиатуре. К примеру, для того чтобы в ячейке появилось изображение угла, необходимо просто ввести команду \angle.

avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
15

Имеющийся математический список можно дополнять собственными значениями. Для этого нужно в первое поле ввести свою команду, а во второе тот символ, который будет отображаться при написании этой команды. В завершении необходимо кликнуть кнопку «Добавить», а затем «ОК».

Редактируем словарь автозамены

Главная задача автоматической замены – исправление опечаток и ошибок в веденной пользователем информации. В табличный процессор интегрирован специальный словарь, в котором находятся списки слов и символов для выполнения автоматической замены. В этот словарь можно добавить свои уникальные значения, которые значительно упростят работу с табличным процессором. Пошаговое руководство:

  1. Перемещаемся в окошко с параметрами автоматической замены, используя методику, которая описана выше.
  2. В строчку «Заменять» необходимо ввести символ или слово, которое в дальнейшем табличный процессор будет принимать за ошибку. В строчку «На» нужно ввести то значение, которое будет использовано в виде замены допущенной ошибки. После ввода всей необходимой информации жмем «Добавить».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
16
  1. Аналогичным образом можно добавлять с словарь собственные значения, чтобы потом не тратить время на их исправление.

Для удаления из перечня автоматических замен ненужных значений необходимо просто произвести выделение ненужного сочетания, а затем кликнуть «Удалить». Выделив значение, можно не только произвести удаление, но и отредактировать его.

Настройка главных параметров автозамены

К основным характеристикам относятся все параметры, находящиеся в разделе «Автозамена». В табличном процессоре по умолчанию включены виды исправлений, отображенные на изображении:

avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
17

Для выключения какого-либо параметра нужно просто убрать галочку около него, а затем, чтобы сохранить введенные изменения, кликнуть «ОК».

Работа с исключениями

В табличном процессоре существует специальный словарь исключений, который позволяет сделать так, чтобы автоматическая замена не применялась к значениям, входящим в этот словарь. Пошаговое руководство по работе со словарем:

  1. В окошке «Автозамена» кликаем на «Исключения».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
18
  1. Здесь существует два раздела. Первый раздел – «Первая буква». В этом разделе описываются все значения, после которых «точка» не воспринимается программой, как завершение предложения. Иными словами, после ввода точки следующее слово будет начинаться с маленькой буквы. Для добавления собственных значений необходимо в верхнюю строчку ввести новое слово, а затем кликнуть «Добавить». Если произвести выделение какого-либо показателя из списка, то его можно либо скорректировать, либо удалить.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
19
  1. Второй раздел – «ДВе ПРописные». Здесь, как и в предыдущей вкладке, можно добавлять собственные значения, а также редактировать их и удалять.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
20

Отличие версий Excel

Все описанные выше руководства предназначены для использования в табличных процессорах версий 2007, 2010, 2013 и 2019 годов. В редакторе 2003 года процедура настройки автоматической замены производится другим методом, а ключевые элементы располагаются в совершенно иных локациях. Пошаговое руководство:

  1. Щёлкаем на раздел «Сервис».
  2. Нажимаем на элемент «Параметры».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
21
  1. Перемещается во вкладку «Орфография».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
22
  1. Здесь существует три пункта настройки автоматической замены.
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
23
  1. Для осуществления изменений автоматической замены необходимо нажать на элемент «Параметры автозамены».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
24
  1. Появляется уже знакомое окошко. Здесь отсутствует настройка математических символов, так как абсолютно все параметры располагаются в одном месте. Производим все необходимые преобразования и жмем кнопку «ОК».
avtozamena-v-excel-kak-vklyuchit-otklyuchit-i-nastroit
25

Видеоинструкция

Если всех вышеприведенных инструкций недостаточно, то вы можете просмотреть следующую видеозапись:

В ней рассказывается обо всех дополнительных нюансах к руководству. Посмотрев видеоролик, вы узнаете много дополнительной информации, которая позволит вам решить все проблемы при работе с автоматической заменой в табличном процессоре.

Заключение

Функция автоматической замены позволяет значительно ускорить процесс работы с табличной информацией. Инструмент является максимально эффективным при работе с огромным количеством информации. Очень важно уметь правильно использовать и настраивать эту полезную функцию.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

два × 1 =

ehhu.ru w0o.ru 4-man.ru Adblock
detector