Как сделать выпадающий список в Excel. Через контекстное меню и инструментами разработчика

Многочисленные пользователи Excel, нередко использующие данную программу, работают с множеством данных, которые постоянно нужно вносить по большому количеству раз. Облегчить задачу поможет выпадающий список, который избавит от необходимости постоянного вноса данных.

Создаем выпадающий список с помощью контекстного меню

Данный метод прост и после ознакомления с инструкцией будет понятен даже новичку.

1. Для начала нужно создать отдельный список в любой области листа. Или, если нет желания захламлять документ, чтобы потом проводить его редактирование, создайте список на отдельном листе.
2. Определив границы временной таблицы, вносим в нее перечень наименований продукции. Каждая ячейка должна вмещать лишь одно наименование. Как итог, должен получится список, выполненный столбиком.
3. Выделив вспомогательную таблицу, кликаем по ней ПКМ. В открывшемся контекстном меню спускаемся вниз, отыскиваем пункт «Присвоить имя…» и кликаем по нему.

4. Должно появиться окно, где напротив пункта «Имя», необходимо вписать название созданного списка. Как только имя будет вписано, жмем кнопку «ОК».

Важно! Создавая имя для списка, нужно учесть ряд требований: имя должно начинаться с буквы (пробел, символ или цифра не допускаются); если в имени используется несколько слов, то между ними не должно быть пробелов (как правило используется нижнее подчеркивание). В некоторых случаях для облегчения последующего поиска необходимого списка пользователи оставляют пометки в пункте «Примечание».

5. Выделяем список, в котором хотим произвести редактирование. Вверху на панели инструментов в разделе «Работа с данными», нажимаем на пункт «Проверка данных».
6. В открывшемся меню в пункте «Тип данных» кликаем на «Список». Опускаемся ниже и вводим знак «=» и имя, данное ранее нашему вспомогательному списку («Товар»). Можно соглашаться, нажав кнопку «ОК».

5. Работу можно считать законченной. После клика по каждой из ячеек слева должен появляться специальный значок с встроенным треугольником, один угол которого смотрит вниз. Это интерактивная кнопка, при нажатии на которую открывается список ранее составленных наименований. Остается лишь кликом открыть список и внести имя в ячейку.

Совет эксперта! Благодаря данному методу можно создать весь перечень имеющегося на складе товара и произвести его сохранение. При необходимости останется только создать новую таблицу, в которую нужно будет вписать наименования, нуждающиеся в данный момент в учете или редактировании.

Создаем список с помощью инструментов разработчика

Описанный выше способ — это далеко не единственный метод создания выпадающего списка. Также можно обратится к помощи инструментов разработчика, чтобы выполнить данную задачу. В отличие от предыдущего этот способ обладает большей сложностью, ввиду чего пользуется меньшей популярностью, хотя в некоторых случаях считается незаменимой помощью учетчика.

Для создания списка таким способом необходимо столкнуться с большим набором инструментов и выполнить много операций. Хотя конечный результат более впечатляющий: есть возможность редактирования внешнего вида, создания необходимого количества ячеек и использования других полезных функций. Приступим:

1. Для начала нужно подключить инструменты разработчика, так как по умолчанию они могут быть неактивны.
2. Для этого открываем «Файл» и выбираем пункт «Параметры».

3. Откроется окно, где в списке слева отыскиваем «Настроить ленту». Кликаем и открываем меню.
4. В правой колонке нужно найти пункт «Разработчик» и поставить напротив него галочку, если таковая отсутствовала. После этого инструменты должны будут автоматически добавиться на панель.

5. Чтобы настройки сохранились, кликаем по кнопке «ОК».
6. С появлением новой вкладки в программе Excel появилось множество новых функций. Все дальнейшие работы будут выполняться с помощью данного инструмента.
7. Рядом создаем список с перечнем наименований товара, который будет выскакивать при необходимости редактирования новой таблицы и внесения в нее данных.

8. Активируем инструмент «Разработчик». Находим «Элементы управления» и жмем на «Вставить». Откроется перечень значков, при наведении на которые отображаются выполняемые ими функции. Находим «Поле со списком», он расположился в блоке «Элементы ActiveX», и кликаем по значку. Должен включиться «Режим конструктора».

9. Выбрав в подготовленной таблице, в которой будет размещаться список, верхнюю ячейку, активируем ее щелчком ЛКМ. Настраиваем ее границы.
10. Выделенный список активирует «Режим конструктора». Рядом можно найти кнопку «Свойства». Ее необходимо включить для продолжения настроек списка.
11. Откроются параметры. Отыскиваем строку «ListFillRange» и вводим адресацию вспомогательного списка.
12. ПКМ кликаем по ячейке, в открывшемся меню спускаемся до «Объект ComboBox» и выбираем «Edit».

9. Задача выполнена.

Примечание! Чтобы в списке отобразилось несколько ячеек с выпадающим списком, необходимо, чтобы зона около левого края, где располагается маркер выделения, оставалась открытой. Только в таком случае возможен захват маркера.

Создаем связанный список

Для облегчения работы в Excel также можно создавать связанные списки. Разберем, что это такое и как их сделать наиболее простым способом.

1. Создаем таблицу со списком наименований продуктов и единицами их измерения (два варианта). Для этого нужно сделать как минимум 3 столбца.

2. Далее необходимо сохранить список с наименованиями продуктов и дать ему имя. Для этого, выделив столбец «Наименования», кликаем ПКМ и жмем «Присвоить имя». В нашем случае это будет «Продукты_питания».
3. Точно так же нужно сформировать список единиц измерения для каждого наименования каждого продукта. Заполняем весь список.

4. Активируем верхнюю ячейку будущего списка в столбце «Наименования».
5. Через работу с данными кликаем по проверке данных. В выпавшем окне выбираем «Список» и ниже прописываем присвоенное имя для «Наименования».
6. Аналогичным образом кликаем по верхней ячейке в единицах измерения и открываем «Проверку вводимых значений». В пункте «Источник» прописываем формулу: =ДВССЫЛ(A2).
7. Далее необходимо применить маркер автозаполнения.
8. Готово! Можно приступать к заполнению таблицы.

Заключение

Выпадающие списки в Excel – это прекрасный метод облегчить работу с данными. Первое знакомство со способами создания выпадающих списков может навести на мысль о сложности выполняемого процесса, однако это не так. Это всего лишь иллюзия, которая с легкостью преодолевается после нескольких дней практики по указанным выше инструкциям.