Как создать сводную таблицу в Excel. 2 способа создания сводной таблицы в Эксель

Отчет в виде таблички, регулируемый фильтрами, помогает систематизировать информацию в крупных базах данных. Выясним, как составить такую таблицу на основе информации из документа Эксель и редактировать ее форму и содержание.

Как создается сводная таблица в Excel

Перед составлением сводной таблички необходимо проверить соответствуют ли ее компоненты нескольким критериям. Если не обратить на это внимание, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Условия таковы:

• над каждым столбцом есть шапка с заголовком;
• каждая ячейка в таблице заполнена;
• установлены форматы ячеек (например, только формат «Дата» для дат);
• в одной ячейке указываются данные только одного формата;
• необходимо разделить объединенные ячейки.

Рассмотрим два метода создания табличного отчета.

Классический способ составления сводной таблицы

Для проверки этого способа воспользуемся табличкой с данными о продажах спортивных товаров. Нужно поставить цель создания таблицы, чтобы четко представить результат. Выясним с помощью сведения данных, сколько женских теннисных кроссовок продали в магазине. Сумма должна отобразиться в строке рядом с наименованием, даже если продажи разбросаны на несколько строк в источнике.

Упростить обновление сводной таблички возможно через подключение динамических изменений. При добавлении новой информации в начальную табличку результат вычислений изменится. Это необязательный шаг.

1. Нажимаем на одну из ячеек источника и открываем вкладку «Главная» в верхней части экрана. Нужно найти раздел «Стили», а в нем – функцию «Форматировать как таблицу». Выбираем понравившийся стиль.

2. На экране возникнет окошко, куда требуется добавить диапазон данных. Обычно строка уже заполнена, остается проверить координаты, поставить галочку в графе «Таблица с заголовками» и нажать «ОК».

На панели инструментов появится вкладка «Конструктор таблиц». Она будет возникать в верхней части экрана каждый раз при выборе ячеек отформатированной таблицы. Программа дает таблице имя, его всегда можно изменить. Переходим к основному этапу – составлению табличного отчета:

1. Необходимо открыть вкладку «Вставка», кликнуть по пункту «Сводная таблица» в левой части экрана.

2. На экране появится окошко для составления сводной таблицы. Выбираем диапазон данных, из него будет создан отчет. Сначала в строке появится имя первой таблички – если есть необходимость, можно выбрать другие ячейки или указать имя другой таблицы из того же документа.
3. Выберем место, где будет размещена сводная таблица. Ее можно поместить на тот же лист или на новый в одном документе с начальными данными.
4. После заполнения всех полей нажимаем «ОК».

5. Откроется окно для формирования таблички. В нем находится список полей и области настроек. В верхней части окна выбираем нужные поля. После этого перетаскиваем их в нужные области.

В заданной ситуации нужны несколько полей. «Пол» и «Вид спорта» попадают в категорию «Фильтры», «Наименование» – в область «Строки», «Сумма» перемещается в «Значение». Раздел «Столбцы» остается пустым.

Когда таблица сформирована, нужно применить выбранные фильтры. Разберем этот этап по шагам. Стоит вспомнить условие: нужно определить продажи женских теннисных кроссовок.

1. Открываем раздел «Пол» в таблице и выбираем «Женский», после этого кликаем «ОК».

2. Применяем фильтр к виду спорта – согласно условию, необходимо поставить галочку в графе «Теннис» и кликнуть «ОК».

Результат: на листе представлены только запрошенные данные. Информация о сумме в нескольких строчках с одинаковым наименованием суммируется.

Использование Мастера сводных таблиц

Составить отчет можно с помощью специального инструмента – Мастера сводных таблиц. Функция не находится в быстром доступе по умолчанию, поэтому сначала добавим ее туда.

1. Открываем вкладку «Файл», ее раздел «Параметры». Находим пункт «Панель быстрого доступа», в появившемся списке выбираем пункт «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Кнопка «Добавить» станет активной, по ней нужно кликнуть, а после – нажать «ОК».

2. Начинаем работу с Мастером сводных таблиц нажатием на квадратный значок, появившийся в верхнем левом углу экрана.
3. Появится окно Мастера. Необходимо определить источник информации и вид отчета. В первом случае выбираем первый пункт – список или базу данных, во втором – сводную таблицу.

4. Второй шаг работы с Мастером – определение диапазона данных. Программа автоматически выбирает диапазон, поэтому нужно проверить правильный ли он. Если данные выбраны неправильно, выбираем ячейки вручную. После настройки диапазона нажимаем «Далее».

5. Определяем, где собираемся разместить сводную табличку. Если выбираете «Существующий лист», укажите конкретный лист из документа.

6. Заполняем форму сводной таблички по правилам классического метода и выставляем фильтры.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Зачастую важные для отчета данные размещены в разных таблицах, и их требуется объединить. Воспользуемся Мастером сводных таблиц и совместим несколько баз данных в одну. Представим, что есть две таблицы с данными о наличии товаров на складе. Нужно воспользоваться инструментами Excel, чтобы объединить их в одну базу данных.

1. Выбираем ячейку и открываем Мастер сводных таблиц и диаграмм. Если он уже есть на панели быстрого доступа, нужно нажать на соответствующий значок. О том, как добавить инструмент на панель, рассказано в разделе «Использование Мастера сводных таблиц».
2. Данные находятся в двух источниках, поэтому выбираем пункт «В нескольких диапазонах консолидации». Также нужно выбрать разновидность отчета – «сводная таблица».

3. На следующем шаге выбираем пункт «Создать поля данных» и нажимаем «Далее».
4. Появится окно со списком диапазонов. Туда можно добавить несколько таблиц. Выделяем мышкой первую таблицу и нажимаем «Добавить», то же делаем со второй таблицей.

5. Выбираем диапазоны по очереди и даем им имена как полям сводной таблицы. Также нужно указать количество полей.

6. Последний шаг – выбор места для размещения отчета. Удобнее будет использовать новый лист, так новая таблица не нарушит расположение другой информации в документе.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.

1. Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
2. На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».

3. Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».

Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц

Следует учесть несколько особенностей, проявляющихся при работе с отчетами в форме таблиц:

• проверьте верно ли прописаны наименования и прочая информация в каждой строке, иначе отчет будет составлен с учетом опечаток – для одного наименования будет создано несколько строк;
• необходимо заполнить всю шапку, если таблица не преобразована в динамическую, чтобы избежать ошибок;
• если данные отчета не изменяются автоматически (то есть она не динамическая), нужно обновлять информацию после внесения изменений в источники.

Важно! Обновить сводную табличку можно через вкладку «Данные». Для этого выбираем ячейку в таблице и находим на вкладке функцию «Обновить все».

Плюсы сводных таблиц

Отчеты в формате сводных таблиц обладают серьезными преимуществами перед другими типами отчетов в Excel. Рассмотрим каждое из них:

1. Таблица составляется по практически любому объему данных.
2. Редактировать вид отчета можно через меню форматов – встроенная библиотека содержит множество цветовых тем таблиц.
3. Возможно объединение данных в более широкие группы, например несколько дат объединяются в кварталы.
4. По результатам отчета можно провести расчеты с помощью инструментов Excel, это не повлияет на источники данных.
5. Информация в сводной таблице может стать основой для составления графика или другого визуального отчета.

Поля сводной таблицы

Обратим особое внимание на один из шагов составления сводной таблички – выбор полей и распределение по областям. Для того чтобы понять метод работы с окном «Поля таблицы», рассмотрим его элементы по отдельности.

В более новых версиях Microsoft Excel окно выглядит немного иначе, но функции сохраняются.

1. Форматы окна «Поля таблицы». В меню можно выбрать, какие разделы будут показаны на экране.
2. Список полей, которые добавляются в отчет.
3. В поле «Фильтры» нужно переместить показатели для дальнейшей фильтрации данных.
4. Поле «Столбцы» должно содержать указания о том, какие данные вывести в столбцах.
5. Назначение области «Строки» почти то же, что и у области «Столбцы» – указываем данные, которые будут выведены в строках.
6. В области «Значения» должны оказаться поля с числовым форматом для вычислений.

Если в источниках много данных, можно воспользоваться функцией «Отложить обновление макета», чтобы предотвратить ошибки в работе программы.

Настройка внешнего вида таблицы

Изменения во внешнем виде сводной таблицы вносятся с помощью инструментов вкладки «Конструктор». Она появляется на панели управления, когда отчет уже составлен. Функции раздела «Макет» позволяют изменить структуру итоговой таблицы. Раздел «Стили сводной таблицы» содержит темы разных цветов, которые применяются к отчету.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Бывает недостаточно создать отчет в виде таблицы – требуются дополнительные действия. Рассмотрим несколько способов работы со сводной таблицей, ее структурой и данными.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Если необходимо дополнить отчет новой информацией из расширенного диапазона, придется изменить выбор ячеек.

1. Открываем вкладку «Анализ» (в более ранних версиях – «Параметры») и кликаем по кнопке «Источник данных».

2. На экране появится начальная таблица, по которой был составлен отчет, и окно для выбора диапазона. Добавляем к ней столбец с новыми данными и выделяем новый диапазон мышью.
3. Обновляем сводную таблицу – в списке появятся новые поля. Их нужно распределить по областям.

Обратите внимание! Невозможно сделать новую таблицу источником данных. Если нужно добавить информацию из таблицы, потребуется создать новый отчет на том же листе и поставить две таблицы рядом.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Если отчет не переведен в динамический формат, все еще есть способы обновить информацию в нем после внесения изменений в источник.  Обновим сводную таблицу вручную. Для этого кликнем по любой ячейке отчета и по пункту «Обновить» в контекстном меню. Также можно воспользоваться кнопкой с тем же названием на вкладке «Параметры»/«Анализ».

На этой вкладке размещен инструмент, с помощью которого можно обновлять таблицу автоматически.

1. Выбираем любую ячейку отчета и открываем вкладку «Параметры»/«Анализ». Находим пункт «Сводная таблица» – в нем нужно выбрать пункт «Параметры».

2. Находим в настройках пункт «Разметка и формат». Этот раздел состоит из нескольких пунктов. Требуется поставить галочки в графах, показанных на изображении ниже, и нажать кнопку «ОК».

Заключение

Отчет в табличном формате быстро составляется благодаря инструментам Excel. Его наглядность и развернутость можно выбрать на этапе составления. Программа позволяет менять структуру и содержание таблиц.