Excel является универсальной программой и содержит в себя сотни разнообразных функций, которые позволяют облегчить процесс работы с документом, ускорить обработку информации и даже поработать над оформлением страницы с данными. Правда, из-за обилия разнообразных функций многие пользователи сталкиваются с проблемой ориентирования в документе, и порой разные ситуации могут просто ввести в ступор. В этом материале будет разобрана ситуация, когда при открытии документа виднеется сразу несколько страниц или мешает фоновая запись «Страница 1».
В чем заключаются особенности формата того или иного документа?
Прежде чем разобраться с проблемой, следует ее внимательно изучить. Не секрет, что файлы с расширением Excel могут сохраняться в самом разном формате. К примеру, стандартным является «Обычный формат», который предлагает цельную таблицу с информацией и возможностью ее свободно редактировать.
Далее идет «Разметка страницы», это именно тот формат, о котором будет идти речь. Он часто сохраняется пользователем, который редактировал содержание и подстраивал внешний вид таблицы для последующей печати. В принципе, в этом нет ничего страшного, ведь подобный формат сохранения является следствием попытки настроить документ так, как необходимо для визуального восприятия.
Есть еще «Страничный режим», который предназначается исключительно для изучения информации в виде «целевой» заполненности. То есть в этом режиме в таблице исчезают лишние детали и пустые ячейки, остается только та область, которая целиком заполнена.
Все эти режимы созданы исключительно для пользователя, который хочет все контролировать и полноценно использовать доступный функционал. Если приходится часто работать с таблицами, то как минимум каждый из этих форматов будет активно применяться не только для внимательного изучения всей информации, но и подготовки таблиц для последующей печати.
Первый способ изменения формата документа
Теперь разберем первый способ изменения формата документа, который является максимально простым и понятным. Он позволит в считанные секунды изменить формат таблицы, чтобы не отвлекаться на иные действия и сразу начать работу с данными. Для этого потребуется сделать следующее:
- Запустите программу Excel и откройте файл, который имеет непривычный формат таблицы.
- После открытия документа обратите внимание на нижнюю правую часть панели, где обычно располагается регулятор размера читаемого шрифта. Теперь помимо самой функции изменения приближения есть еще три значка: таблица, страница и универсальная разметка.
- Если вы столкнулись с форматом файла, который имеет несколько страниц или фоновую запись «Страница 1», то активирован формат «Разметка страницы», он представлен в виде второго значка слева.
- Кликните левой кнопкой мыши по первому значку «Обычный формат», и вы увидите, что внешний вид таблицы изменился.
- Можете редактировать доступную информацию или полностью менять таблицу.
Таким образом можно быстро изменить формат документа и получить тот внешний вид, к которому привыкло большинство пользователей. Это максимально простой и быстрый способ, который стал доступен в новых версиях программы Excel.
Второй способ изменения формата документа
Теперь рассмотрим второй способ изменения формата документа, который позволит получить желанный вид данных для последующего использования или редактирования. Потребуется сделать следующее:
- Запустите программу Excel.
- Откройте документ с неверным форматом.
- Перейдите в верхнюю панель функций.
- Выберите вкладку «Вид».
- В ней необходимо выбрать формат документа.
Данный способ занимает чуть больше времени, но является универсальным и эффективным, ведь в независимости от версии программы, на него можно ориентироваться и активировать нужный формат документа.
Выводы
Мы рекомендуем пользоваться любым из доступных способов, так как каждый из них является эффективным и доступным. Благодаря этим действиям можно быстро сменить формат документа для дальнейшего применения информации. Пользуйтесь подсказками и улучшайте свой навык продвинутого пользователя Excel.
