Консолидация данных в Excel – как выполнить, и какие требования предъявляются к таблицам

Консолидация данных – функция в Excel, благодаря которой у пользователей появляется возможность объединить данные из нескольких таблиц в одну, а также совместить листы, которые находятся в одном или разных файлах, в один.

Официальные требования к таблицам, которые необходимы для выполнения консолидации

Опцией под названием «Консолидация» не получится воспользоваться, если таблицы не соответствуют требованиям. Чтобы успешно произвести процедуру объединения данных, необходимо:

  • проверить таблицу на наличие пустых строк/столбиков, и удалить их, если они есть;
  • использовать одинаковые шаблоны;
  • следить за наименованием столбцов, они не должны различаться.
konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam
Как выглядит подготовленная таблица

Основные способы консолидации в программе Excel

При сведении данных из разных однотипных отчетов, таблиц, диапазонов в один общий файл можно использовать несколько разных способов. Ниже будет рассмотрено два основных метода сведения данных: по положению и по категории.

  • В первом варианте данные в исходных областях находятся в том же порядке, в котором применяются идентичные метки. Выполните сведение по положению, чтобы объединить данные из 3-4 листков, которые базируются на одном шаблоне, к примеру, финансовая отчетность подходит для проверки этого способа.
  • Во втором варианте: данные располагаются в произвольном порядке, но имеют идентичные метки. Выполните консолидацию по категории, чтобы объединить данные из нескольких листков с различными макетами, но идентичными метками данных.

Важно! Этот способ имеет много общего с формированием сводной таблицы. Однако в сводной таблице можно реорганизовывать категории. 

  • Также существует третий способ объединения данных — это консолидация с помощью формул. Правда, его редко используют на практике, в связи с тем, что он отнимает у пользователя довольно много времени.
konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam
Как использовать разные способы консолидации

Пошаговая инструкция по выполнению консолидации в Excel

Далее будет рассмотрен самый простой и быстрый способ консолидации.
Итак, как объединить несколько таблиц:

  1. Сначала необходимо создать новый лист, после чего программное обеспечение автоматическим образом добавит его с правой стороны. Если необходимо, можно перетащить лист в другое место (к примеру, в конец перечня) посредством левой кнопки мышки.
  2. Добавленный лист встаньте в ячейку, с которой собираетесь работать. Потом перейдите во вкладку «Данные», найдите раздел «Работа с данными», нажмите на пункт под названием «Консолидация».
  3. На мониторе появится маленькое окно с настройками.
  4. Далее нужно будет выбрать подходящую функцию для объединения данных.
  5. После выбора функции перейдите к полю «Ссылка», щелкнув мышкой внутри него. Здесь вам необходимо будет поочередно выбрать диапазон ячеек. Для этого сначала переключитесь на лист с первой табличкой.
  6. Потом выделите табличку вместе с шапкой. Убедитесь, что все сделали правильно, потом кликните на значок «Добавить». Кстати, обновить/сменить координаты можно и собственноручно посредством клавиатуры, но это неудобно.
  7. Для выбора диапазона из нового документа сначала откройте его в Эксель. После этого запустите процесс объединения в первой книжке и переключитесь на вторую, выберите в ней подходящий лист, а после этого выделите определенную часть ячеек.
  8. В итоге в «Перечне диапазонов» сформируется первая запись.
  9. Вернитесь в поле «Ссылка», уберите все сведения, которые в нем содержатся, потом добавьте в перечень диапазонов координаты остальных табличек.
  10. Поставьте галочки напротив следующих функций: «Подписи верхней строки», «Значения левого столбика», «Сформировать связи с исходными данными».
  11. После нажмите «OK».
  12. Эксель выполнит процедуру и создаст новый документ согласно установленным параметрам и выбранным функциям.
konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam
Как выполнить консолидацию

В примере было выбрано формирование связи, поэтому на выходе была произведена группировка данных, которая помогает отображать/скрывать детализацию.

Дополнительная информация об использовании диапазонов, добавлении и удалении ссылок

  • Чтобы использовать новый диапазон для сведения данных, потребуется выбрать опцию «Консолидация», нажать мышкой на поле «Ссылка» и выделить диапазон или вставить ссылку. После нажатия на клавишу «Добавить» ссылка появится в перечне диапазонов.
  • Чтобы убрать ссылку, выделите ее и нажмите на надпись «Удалить».
  • Чтобы изменить ссылку, выделите ее в перечне диапазонов. Она появится в поле «Ссылка», где ее можно будет обновить. После проделанных манипуляций нажмите на клавишу «Добавить». Потом уберите старый вариант видоизмененной ссылки.
konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam
Наглядный пример выполнения процедуры консолидации

Консолидация данных помогает объединить нужную информацию, которая присутствует не только в различных таблицах и листах, но и в других файлах (книгах). Процедура сведения не занимает много времени и ее несложно запустить, используя пошаговую инструкцию.

Добавить комментарий

пятнадцать − тринадцать =

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

ehhu.ru w0o.ru 4-man.ru Adblock
detector