Для удобства работы с таблицами с большим количеством данных крайне удобным инструментом является фильтрация. Данная функция позволяет отфильтровать данные в соответствие с разными параметрами, например по названию, цене или дате. Прежде чем исправить ситуацию с работающим фильтром, разберемся в основных принципах его работы.
Как настроить фильтр
Для настройки фильтрации достаточно произвести последовательность действий:
- Активируем одну из ячеек с данными.
- Переходим к параметру «Сортировка и фильтр» на «Главной» вкладке – блок инструментов «Редактирование».
- Также кнопку «Фильтр» можно найти во вкладке «Данные».
- При активации «Фильтра» в ячейках с заголовками появятся стрелки.
- При нажатии на стрелку в одном из столбцов, например «Дата», появится всплывающее меню.
- Здесь убираем галочку напротив «Выделить все» и активируем те параметры, которые нужно отобразить. После нажатия «Ок» в таблице останутся только соответствующие фильтру строчки.
При наличии столбика «Дата» можно воспользоваться специальным фильтром, который работает только с календарными данными.
- Снова нажимаем на стрелочку в ячейке «Дата».
- В появившемся меню вновь ставим галочку – «Выделить все».
- Немного выше в этом меню есть категория «Фильтры по дате», в котором выбираем необходимый период времени. В случае на рисунке выбран период – «В прошлом году».
Важно! При использовании данного фильтра следует учесть, что он работает только с учетом сегодняшней даты.
Сортировка и фильтр
Параметр «Сортировка и фильтр» помогает отсортировать и отфильтровать не только даты, но и любые другие данные. Здесь можно использовать группировку в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию.
- Для начала необходимо выбрать столбик, в котором будет происходить сортировка. Параметр работает в одном столбике, а перемещаются целые строчки с данными.
- При выборе «Сортировка от А до Я» данные столбца «Имя» в алфавитном порядке.
- Чтобы сделать сортировку в обратном порядке, достаточно выбрать «Сортировка от Я до А».
- В зависимости от того, какие именно данные содержатся в столбце, вид сортировки может меняться. Например, для сортировки информации по дате, в меню «Сортировка и фильтр» появятся другие параметры – «От старых к новым» и «От новых к старых».
- В случае работы с числовыми данными сортировка будет осуществляться по критериям «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».
Настраиваемая сортировка
В некоторых случаях стандартной сортировки данных бывает недостаточно. Например, в случае одинаковых значений в одном столбике. Это может быть имя клиента, цена товара или сумма закупки. В такой ситуации разработчики Excel создали еще один вид сортировки, параметры которого пользователь устанавливает сам.
Обратите внимание! Опцию «Настраиваемая сортировка…» можно найти в блоке инструментов «Редактирование» на вкладке «Главная».
Выделяем таблицу, в которой необходимо отсортировать данные. При активации параметра «Настраиваемая сортировка…», появиться окошко с рядом условий.
Можно сделать сортировку по одному из столбиков или по нескольким. Здесь предлагается выбрать столбец, вид сортировки и ее порядок. В параметре «Значение» можно выбрать один из видов сортировки:
- Значение.
- Цвет ячейки.
- Цвет шрифта.
- Значение ячейки.
В параметре «Порядок» представлено несколько вариантов:
- в алфавитном порядке – от А до Я;
- в обратном алфавитном порядке – от Я до А;
- по возрастанию;
- по убыванию;
- от старых к новым;
- от новых к старым;
- настраиваемый список.
Вид параметра зависит от значений, которые находятся в том или ином столбике. Например, для текстовых значений порядок будет привязан к буквам алфавита, цифровой формат сортируется по убыванию или возрастанию, а даты упорядочиваются от новых к старым или наоборот.
Почему не работает фильтр
Если данных много, а отфильтровать или отсортировать их не получается, то в первую очередь необходимо удостовериться в том, что в каждой ячейке столбца выставлен соответствующий формат значений. То есть, если необходимо выставить фильтр на столбце с датами, то и формат должен быть «Дата», а не «Текстовый» или «Числовой».
При работе с «Настраиваемой сортировкой» можно выбрать один столбец, значения которого будут выстроены в необходимом порядке. Но одновременно с этим перестановка осуществится и в других столбиках. Не следует беспокоиться о том, что значения перепутаются – строчки перемещаются вместе с другими ячейками в строчке. Аналогичная ситуация происходит и при включении «Фильтра». При выборе определенного параметра фильтра в одном из столбиков, отображаются значения всех столбиков, соответствующей строчки.
