Людей, которым приходится работать с данными, очень большое количество. И Excel – одна из лучших программ, которая позволяет осуществлять эффективный анализ информации. Сегодня мы рассмотрим 13 функций, которые каждый человек должен знать перед тем, как начинать использовать эту программу. Настоятельно рекомендуется потренироваться перед тем, как реализовывать знания в реальной жизни.
13 функций для аналитика в Excel
Независимо от того, в какой сфере вы работаете: реализуете товар, сводите бухгалтерскую отчетность или составляете квартальный отчет по маркетингу, необходимо четко понимать, каким инструментарием эта задача будет выполняться. Приведем самые популярные функции, которые могут быть полезны в разных сферах. Конечно, их намного больше, но эти являются 20%, которые дают 80% результата. Начнем с общематематических функций, а потом перейдем к более продвинутым, которые уже ближе к программированию.
СУММ функция
Начнем наш хит-парад с самой простой функции, которая складывает числа из определенного диапазона данных. Называется она СУММ. Она имеет только один обязательный аргумент, но теоретически возможно использовать значительно больше параметров.
Каждый аргумент являет собой массив данных, которые будут суммироваться, а также отдельные ячейки и числа, которые можно складывать между собой. С помощью этого оператора можно, например, посчитать итоговые продажи товаров в таблице или же суммарные доходы бюджета страны за определенный период. В общем виде синтаксис функции следующий: =СУММ (Массив 1, Массив 2…..)
ПРОИЗВЕД функция
Синтаксис этой функции такой же, как и у СУММ, но она умножает несколько значений, которые передаются в качестве аргументов. Точно так же, как и в предыдущей функции, можно использовать, как параметры, следующие типы данных: диапазон, число, ячейка с числовым значением. В общем виде синтаксис этой функции следующий: =СУММ (Массив 1, Массив 2…..)
Практические примеры использования этой функции: анализ бухгалтерских данных, маркетинговые расчеты. Надо сказать, что эта функция не применяется самостоятельно настолько же часто, как СУММ. Как правило, она идет совместно с другими формулами. Например, получить диапазон данных, который потом перемножить между собой.
В качестве аргументов обеих функций можно также использовать формулы.
ЕСЛИ функция
Это первая логическая функция в нашем хит-параде. С ее помощью можно задать условие, при котором будет выводиться в ячейку определенный текст или будут совершаться определенные вычисления. Синтаксис этой функции уже посложнее, чем предыдущих и включает три основных аргумента:
- Выражение. Здесь записывается условие. Например, ячейка А1 должна быть больше или равно единице.
- Результат, если истина. В этом аргументе прописывается то, что будет выполняться в случае, если выражение оказалось истинным. То есть, простыми словами, если критерий подтвердился. Также здесь можно внести другую формулу, которая будет выполняться и даже указать повторную функцию ЕСЛИ, чтобы она выполнила еще одну проверку.
- Результат, если ложь. Типы данных, которые можно использовать в этом аргументе, те же самые. И точно так же можно запрограммировать эту функцию на то, чтобы она выполнила другое действие в случае, если выражение оказалось ложным.
В результате использования этой функции может получиться что-то типа такого дерева. Простыми словами, эта функция нужна для того, чтобы задавать алгоритмы вычислений или действий.
И давайте для большей наглядности приведем пример формулы, которая выполняет последовательность проверок, которая приводится на этой схеме. =ЕСЛИ(А22=1; ЕСЛИ(А23<0;5;10); ЕСЛИ(А24<0;8;6)). Благодаря тому, что Excel предусматривает возможность задавать полноценный алгоритм действий, нередко эти электронные таблицы называют программируемыми.
Кстати, автоматизировать анализ данных можно и с помощью полноценного программирования. Такая программа называется макросом, только она запускается не из ячейки, а через специальное меню.
СРЗНАЧ функция
С помощью этой функции можно получить среднее арифметическое значений, которые заносятся в скобки. Аргументы такие же, как и в функции СУММ. Поддерживаемые типы данных: числа, диапазоны значений, ячейки числового формата, а также другие функции, которые возвращают числовое значение. В общем виде синтаксис функции следующий: =СРЗНАЧ(массив 1;массив 2).
Эта функция очень активно применяется для статистических расчетов. Особенно она популярна для анализа данных в социономических науках, таких как психология, социология и других.
СУММПРОИЗВ функция
Эта функция, как видно из названия, является сочетанием функций СУММ и ПРОИЗВ. Она сначала умножает значения, содержащиеся в аргументах, после чего получает сумму получившихся значений. Например, у нас есть таблица с тремя массивами данных.
Чтобы получить произведения, надо перемножить между собой значения в каждом из столбцов. После этого просуммировать получившиеся значения. Это требует немало времени, поэтому значительно проще воспользоваться функцией СУММПРОИЗВ.
В таком случае достаточно в качестве аргументов указать массивы, разделенные точкой с запятой между собой. Все остальное программа уже сделает за самого человека.
МАКС функция
С помощью этой функции можно получить максимальное значение из набора данных. Также часто используется в статистике. Она очень востребована также в кругах трейдеров, которым приходится анализировать большие количества цифровых данных и определять точки максимума и минимума. Или же для анализа эффективности любого другого дела. Например, если у человека есть интернет-магазин, и он хочет определить, в какой месяц выручка была самой большой. Для этого не нужно смотреть огромный объем данных, достаточно просто воспользоваться соответствующей функцией.
Синтаксис очень простой: в скобках надо указать числа, диапазоны или функции, возвращающие числа, среди которых потому будет находиться самое большое значение.
МИН функция
По своей структуре эта функция такая же самая, как и почти любой другой статистический оператор. При этом она выполняет выполняет другую функцию – вычисляет самое маленькое значение в диапазоне. Очень часто функции МИН и МАКС применяются в паре. Так, в том же трейдинге они нужны для того, чтобы найти точку входа и точку продажи ценных бумаг или криптовалюты.
Конечно, сейчас эта задача может выполняться и с помощью других программ в режиме онлайн, но если речь идет о позиционной торговле (то есть, долгосрочном трейдинге), то стандартная таблица Excel все еще активно применяется. Эти две функции являются гарантом безопасности трейдера, поскольку позволяют вовремя войти в рынок, чтобы быстро заработать и вовремя выйти из него, когда будет ценой будет пробит один из предыдущих максимумов.
Конечно, эти функции имеют и некоторые ограничения в торговле на финансовых рынках, но это уже совсем другая тема для обсуждения.
НАИБОЛЬШИЙ функция
На первый взгляд может показаться, что эта функция выполняет абсолютно ту же задачу, что и оператор МАКС. Но это не так. С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ можно вернуть самое маленькое нужное число после максимального. Синтаксис немного сложноват для понимания. Он содержит следующие аргументы:
- Массив. Диапазон значений, которые используются этой функцией.
- Коэффициент. Это число, со стороны самого большого, от которого нужно отсчитывать значение.
Если поставить число k – единицу, то эта функция ведет себя точно так же, как и оператор МАКС. А вот если поставить другое значение, то оператор будет определять второе, третье и так далее значение по величине.
Давайте для наглядности приведем небольшой пример. Допустим, у нас есть числовой ряд 1;3;6;5;10. Если мы поставим коэффициент 1, то значение, возвращаемое функцией, будет аналогично тому, которое возвращается функцией МАКС – 10. Если же число k установить на уровень 2, то в таком случае функцией будет возвращено значение 6, если число k будет равняться трем, то тогда вернется значение 5 и так далее.
НАИМЕНЬШИЙ функция
Эта функция работает абсолютно так же, как и НАИБОЛЬШИЙ, но отсчет начинает с наименьшего значения. Аналогично предыдущему оператору, при значении числа k, равном единице, возвращаемое значение идентично функции МИН. С каждым следующим увеличением этого коэффициента минимальное значение становится все больше.
Таким образом, можно понять второй по дешевизне товар на рынке, как один из возможных вариантов применения этой функции. Или узнать третью впадину на графике котировок.
ВПР функция
Еще одна очень продвинутая функция, которая позволяет искать требуемое значение в ситуациях, когда человек не знает, где именно в таблице оно может содержаться. Эта функция просматривает диапазон по горизонтали и имеет следующие аргументы:
- Искомое значение. Это та строка или число, которое необходимо найти.
- Таблица. В этом аргументе необходимо указать диапазон значений, который поддается анализу.
- Номер столбца.
- Интервальный просмотр. Это логическое значение, которое может быть или нулем, или единицей. Если значение этого аргумента равно нулю, то совпадение должно быть точным, чтобы функция сработала. Если же значение равно единице, то точного значения не требуется.
Теперь давайте приведем пример использования этой функции. Предположим, у нас таблица с такими данными.
По условию нашей задачи, нам нужно найти:
- Сколько лет сотруднику Иванову.
- Какой университет окончил сотрудник Петров.
Пример формул, которые могут решить каждую из этих задач:
- =ВПР(А6; А1:С4; 3;0). Эта формула осуществляет поиск в первой колонке таблицы, а значение возвращает в третьем столбце, соответствующее найденному значению. В результате мы узнаем, что Иванову 22 года.
- =ВПР(А6; А1:С4; 2;0). Эта формула будет анализировать первую колонку, есть ли там значение «Петров». Если да, то ищет, какое значение второго столбца ему соответствует. В результате, мы получили значение ВШЭ.
У функции ВПР есть аналог, который осуществляет горизонтальный поиск – ГПР. Ее синтаксис такой же, только незначительно отличается принцип работы.
ИНДЕКС функция
С помощью этой функции пользователь может найти значение, которое соответствует соответствует определенной строке и колонке заданного диапазона данных. Вопрос: почему нельзя сразу задать адрес ячейки? Дело в том, что эта функция позволяет искать данные по номеру ряда и колонки, в этом ее главное преимущество. Синтаксис: ИНДЕКС (Массив;Номер строки;Номер столбца); Предположим, у нас есть следующая таблица с данными:
Предположим, нас интересует фамилия человека, которая находится на пересечении третьего ряда и первой колонки. Следовательно, нам нужно написать такую формулу, чтобы достичь поставленной цели: =ИНДЕКС(А1;С4;3;1).
СУММЕСЛИ функция
Эта функция, как видно из названия, совмещает в себе функции СУММ и ЕСЛИ. А именно, при условии соблюдения определенного требования, эта функция суммирует определенные значения. Синтаксис оператора включает три обязательных аргумента:
- Диапазон для критерия. Обязательный аргумент. Это набор данных, которые будут проверяться на предмет соответствия определенному условию.
- Критерий. Это условие, на соответствие которому осуществляется набор данных,указанный в первом аргументе.
- Диапазон суммирования. Этот аргумент указывать необязательно, но он нужен, если в первом аргументе указывается текстовый диапазон.
СУММЕСЛИМН функция
Аналогичная предыдущей функция, которая умеет проверять диапазон на соответствие сразу нескольким критериям. Следовательно, ее синтаксис также немного отличается:
- Диапазон суммирования.
- Диапазон критерия 1.
- Критерий 1.
- Диапазон критерия 2.
- Критерий 2.
И так далее. Можно указывать очень много критериев, но на практике достаточно 3-5. Как видим, функций довольно много. Но на деле их еще больше. Но нужно освоить в первую очередь эти.
