Специальная вставка в Excel: значения, форматы, ширина столбцов

В этой статье мы покажем Вам ещё несколько полезных опций, которыми богат инструмент Специальная вставка, а именно: Значения, Форматы, Ширины столбцов и Умножить / Разделить. С этими инструментами Вы сможете настроить свои таблицы и сэкономить время на форматировании и переформатировании данных.

Если Вы хотите научиться транспонировать, удалять ссылки и пропускать пустые ячейки при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) обратитесь к статье Специальная вставка в Excel: пропускаем пустые ячейки, транспонируем и удаляем ссылки.

• Вставляем только значения
• Специальная вставка > Значения: основные шаги
• Вставляем только форматы
• Специальная вставка > Форматы: основные шаги
• Копируем ширину столбцов на другой лист
• Специальная вставка > Ширина столбцов: основные шаги
• Специальная вставка: разделить и умножить
• Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные шаги

Вставляем только значения

Возьмём для примера таблицу учёта прибыли от продаж печенья на благотворительной распродаже выпечки. Вы хотите вычислить, какая прибыль была получена за 15 недель. Как видите, мы использовали формулу, которая складывает сумму продаж, которая была неделю назад, и прибыль, полученную на этой неделе. Видите в строке формул =D2+C3? Ячейка D3 показывает результат этой формулы – $100. Другими словами, в ячейке D3 отображено значение. А сейчас будет самое интересное! В Excel при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) Вы можете скопировать и вставить значение этой ячейки без формулы и форматирования. Эта возможность иногда жизненно необходима, далее я покажу почему.

Предположим, после того, как в течение 15 недель Вы продавали печенье, необходимо представить общий отчёт по итогам полученной прибыли. Возможно, Вы захотите просто скопировать и вставить строку, в которой содержится общий итог. Но что получится, если так сделать?

Упс! Это совсем не то, что Вы ожидали? Как видите, привычное действие скопировать и вставить в результате скопировало только формулу из ячейки? Вам нужно скопировать и выполнить специальную вставку самого значения. Так мы и поступим! Используем команду Paste Special (Специальная вставка) с параметром Values (Значения), чтобы все было сделано как надо.

Заметьте разницу на изображении ниже.

Применяя Специальная вставка > Значения, мы вставляем сами значения, а не формулы. Отличная работа!

Возможно, Вы заметили ещё кое-что. Когда мы использовали команду Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения), мы потеряли форматирование. Видите, что жирный шрифт и числовой формат (знаки доллара) не были скопированы? Вы можете использовать эту команду, чтобы быстро удалять форматирование. Гиперссылки, шрифты, числовой формат могут быть быстро и легко очищены, а у Вас останутся только значения без каких-либо декоративных штучек, которые могут помешать в будущем. Здорово, правда?

На самом деле, Специальная вставка > Значения – это один из моих самых любимых инструментов в Excel. Он жизненно необходим! Часто меня просят создать таблицу и представить её на работе или в общественных организациях. Я всегда переживаю, что другие пользователи могут привести в хаос введённые мной формулы. После того, как я завершаю работу с формулами и калькуляциями, я копирую все свои данные и использую Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх них. Таким образом, когда другие пользователи открывают мою таблицу, формулы уже нельзя изменить. Это выглядит вот так:

Обратите внимание на содержимое строки формул для ячейки D3. В ней больше нет формулы =D2+C3, вместо этого там записано значение 100.

И ещё одна очень полезная вещь касаемо специальной вставки. Предположим, в таблице учёта прибыли от благотворительной распродажи печенья я хочу оставить только нижнюю строку, т.е. удалить все строки, кроме недели 15. Смотрите, что получится, если я просто удалю все эти строки:

Появляется эта надоедливая ошибка #REF! (#ССЫЛ!). Она появилась потому, что значение в этой ячейке рассчитывается по формуле, которая ссылается на ячейки, находящиеся выше. После того, как мы удалили эти ячейки, формуле стало не на что ссылаться, и она сообщила об ошибке. Используйте вместо этого команды Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх исходных данных (так мы уже делали выше), а затем удалите лишние строки. Отличная работа:

Специальная вставка > Значения: основные моменты

1. Выделите данные
2. Скопируйте их. Если данные не скопировать, а вырезать, то команда Paste Special (Специальная вставка) будет недоступна, поэтому обязательно используйте копирование.
3. Выделите ячейку, в которую нужно вставить скопированные данные.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка). Это можно сделать:
   • кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Paste Special (Специальная вставка).
   • на вкладке Home (Главная), нажмите маленький треугольник под кнопкой Paste (Вставить) и в выпадающем меню выберите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Values (Данные).
6. Нажмите ОК.

Вставляем только форматы

Специальная вставка > Форматы это ещё один очень полезный инструмент в Excel. Мне он нравится тем, что позволяет достаточно легко настраивать внешний вид данных. Есть много применений для инструмента Специальная вставка > Форматы, но я покажу Вам наиболее примечательное. Думаю, Вы уже знаете, что Excel великолепен для работы с числами и для выполнения различных вычислений, но он также отлично справляется, когда нужно представить информацию. Кроме создания таблиц и подсчёта значений, Вы можете делать в Excel самые различные вещи, такие как расписания, календари, этикетки, инвентарные карточки и так далее. Посмотрите внимательнее на шаблоны, которые предлагает Excel при создании нового документа:

Я наткнулся на шаблон Winter 2010 schedule и мне понравились в нем форматирование, шрифт, цвет и дизайн.

Мне не нужно само расписание, а тем более для зимы 2010 года, я хочу просто переделать шаблон для своих целей. Что бы Вы сделали на моём месте? Вы можете создать черновой вариант таблицы и вручную повторить в ней дизайн шаблона, но это займёт очень много времени. Либо Вы можете удалить весь текст в шаблоне, но это тоже займёт уйму времени. Гораздо проще скопировать шаблон и сделать Paste Special (Специальная вставка) > Formats (Форматы) на новом листе Вашей рабочей книги. Вуаля!

Теперь Вы можете вводить данные, сохранив все форматы, шрифты, цвета и дизайн.

Специальная вставка > Форматы: основные моменты

1. Выделите данные.
2. Скопируйте их.
3. Выделите ячейку, в которую хотите вставить данные.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Formats (Форматы).
6. Нажмите ОК.

Копируем ширину столбцов на другой лист

Вы когда-нибудь теряли уйму времени и сил, кружа вокруг своей таблицы и пытаясь отрегулировать размеры столбцов? Мой ответ – конечно, да! Особенно, когда нужно скопировать и вставить данные из одной таблицы в другую. Существующие настройки ширины столбцов могут не подойти и даже, несмотря на то, что автоматическая настройка ширины столбца – это удобный инструмент, местами он может работать не так, как Вам хотелось бы. Специальная вставка > Ширины столбцов – это мощный инструмент, которым должны пользоваться те, кто точно знает, чего хочет. Давайте для примера рассмотрим список лучших программ US MBA.

Как такое могло случиться? Вы видите, как аккуратно была подогнана ширина столбца по размеру данных на рисунке выше. Я скопировал десять лучших бизнес-школ и поместил их на другой лист. Посмотрите, что получается, когда мы просто копируем и вставляем данные:

Содержимое вставлено, но ширина столбцов далеко не подходящая. Вы хотите получить точно такую же ширину столбцов, как на исходном листе. Вместо того чтобы настраивать ее вручную или использовать автоподбор ширины столбца, просто скопируйте и сделайте Paste Special (Специальная вставка) > Column Widths (Ширины столбцов) на ту область, где требуется настроить ширину столбцов.

Видите, как все просто? Хоть это и очень простой пример, но Вы уже можете представить, как будет полезен такой инструмент, если лист Excel содержит сотни столбцов.

Кроме этого, Вы можете настраивать ширину пустых ячеек, чтобы задать им формат, прежде чем вручную вводить текст. Посмотрите на столбцы E и F на картинке выше. На картинке внизу я использовал инструмент Специальная вставка > Ширины столбцов, чтобы расширить столбцы. Вот так, без лишней суеты Вы можете оформить свой лист Excel так, как Вам угодно!

Специальная вставка > Ширина столбцов: основные моменты

1. Выделите данные.
2. Скопируйте выделенные данные.
3. Поставьте курсор на ту ячейку, ширину которой Вы хотите настроить.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Column Widths (Ширины столбцов).
6. Нажмите ОК.

Специальная вставка: разделить и умножить

Помните наш пример с печеньем? Хорошие новости! Гигантская корпорация узнала о нашей благотворительной акции и предложила увеличить прибыль. После пяти недель продаж, они вложатся в нашу благотворительность, так что доход удвоится (станет в два раза больше) по сравнению с тем, какой он был в начале. Давайте вернёмся к той таблице, в которой мы вели учёт прибыли от благотворительной распродажи печенья, и пересчитаем прибыль с учётом новых вложений. Я добавил столбец, показывающий, что после пяти недель продаж прибыль удвоится, т.е. будет умножена на 2.

Весь доход, начиная с 6-й недели, будет умножен на 2.Чтобы показать новые цифры, нам нужно умножить соответствующие ячейки столбца C на 2. Мы можем выполнить это вручную, но будет гораздо приятнее, если за нас это сделает Excel с помощью команды Paste Special (Специальная вставка) > Multiply (Умножить). Для этого скопируйте ячейку F7 и примените команду на ячейки C7:C16. Итоговые значения обновлены. Отличная работа!

Как видите, инструмент Специальная вставка > Умножить может быть использован в самых разных ситуациях. Точно так же обстоят дела с Paste Special (Специальная вставка) > Divide (Разделить). Вы можете разделить целый диапазон ячеек на определённое число быстро и просто. Знаете, что ещё? При помощи Paste Special (Специальная вставка) с опцией Add (Сложить) или Subtract (Вычесть) Вы сможете быстро прибавить или вычесть число.

Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные моменты

1. Выделите ячейку с числом, на которое нужно умножить или разделить.
2. Скопируйте выделенные данные.
3. Поставьте курсор на те ячейки, в которых Вы хотите выполнить умножение или деление.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Divide (Разделить) или Multiply (Умножить).
6. Нажмите ОК.

Итак, в этом уроке Вы изучили некоторые очень полезные возможности инструмента Специальная вставка, а именно: научились вставлять только значения или форматирование, копировать ширину столбцов, умножать и делить данные на заданное число, а также прибавлять и удалять значение сразу из диапазона ячеек.