Можно подумать, что Excel – это программа работы с электронными таблицами. Такое впечатление появляется из-за того, что рабочий лист оформлен в виде сеточки, и внесенные данные действительно визуально напоминают таблицу. Тем не менее, в Excel понятие таблицы несколько отличается от общепринятого. То, что обычный пользователь называет таблицей, по терминологии этой программы называется диапазоном.
Отличается работа с таблицами Excel и от построения таблиц в других электронных документах, таких форматов, как Microsoft Word. И все это может несколько напугать новичка. Но, как говорится, не боги горшки обжигали.
Преимущества таблиц Excel
Обычный лист – это просто набор ячеек, одинаковых по функциональности. Да, некоторые из них могут содержать какую-то информацию, другие – нет. Но в целом, они не являют собой единую систему с программной точки зрения.
Таблица же не сводится к диапазону данных и является самостоятельным объектом, у которого есть много характеристик, таких как название, собственная структура, параметры и огромное количество достоинств перед обычным диапазоном.
Если вы в ходе дальнейшего изучения темы увидите название «умные таблицы», не стоит смущаться. Это то же самое, что и таблица, эти термины можно использовать в качестве синонимов.
Главное преимущество таблиц Excel заключается в том, что при добавлении новой строки к ней она автоматически присоединяется к таблице. Это дает возможность привязать таблицу к формуле, чтобы последняя автоматически изменялась, когда в диапазон вводятся новые данные.
Проще всего понять весь набор преимуществ умных таблиц на практике. Но для начала нужно научиться их создавать.
Создание таблицы Excel
У нас есть информация о том, какой менеджер на какую сумму смог продать товар, записанная в виде диапазона, из которого предстоит сделать таблицу.
Чтобы превратить диапазон в таблицу, можно воспользоваться двумя способами. Первый – это перейти на вкладку «Вставка», после чего нажать на кнопку «Таблица».
Второй – воспользоваться горячими клавишами Ctrl + T. Далее появится небольшое окошко, в котором можно более точно указать диапазон, входящий в таблицу, а также дать Excel понять, что в таблице содержатся заголовки. В качестве них будет выступать первая строка.
В большинстве случаев никаких изменений не требуется. После того, как будет нажата клавиша ОК, диапазон станет таблицей.
Перед тем, как разбираться в особенностях работы с таблицами, необходимо разобраться, как она устроена в Excel.
Базовые особенности работы с таблицами
Один из самых главных элементов таблицы – ее название. Его можно увидеть во вкладке «Конструктор». Она отображается сразу после того, как будет нажата левая кнопка мыши на любую ячейку, входящую в нее. Название есть, даже если пользователь его не задает. Просто в таком случае по умолчанию дается имя «Таблица 1», «Таблица 2» и другие.
Если вы собираетесь использовать сразу несколько таблиц в вашем документе, то рекомендуем дать более понятные имена. В будущем тогда будет значительно проще понять, какая из них за что отвечает. Особенно это важно при работе с Power Query и Power Pivot. Давайте присвоим таблице имя «Отчет».
В Excel есть отдельная функция, предназначенная для того, чтобы просмотреть, какие таблицы и именованные диапазоны есть и быстро управлять их названиями. Для того, чтобы ею воспользоваться, необходимо открыть вкладку «Формулы», после чего найти пункт «Диспетчер имен».
Увидеть название таблицы можно и при ручном вводе формулы.
Но больше всего любопытно то, что Excel может работать не только с таблицей в целом, но и отдельными ее частями – колонками, заголовками, итогами и так далее. Чтобы сослаться на какой-то конкретный компонент, необходимо записывать формулы в таком виде.
Начинающий пользователь сразу скажет: «Боже, как можно все это выучить»? Но на самом деле, этого не нужно делать, поскольку в ходе набора формулы появляются подсказки. Главное – не забыть открыть квадратную скобку (ее можно найти в английской раскладке там, где у нас находится кнопка «х»).
Переключение между компонентами таблицы осуществляется с помощью клавиши Tab. После того, как формула введена, не стоит забывать закрыть все скобки, включая квадратную.
Если в любой ячейке записать формулу, возвращающую сумму всего столбца «Продажи», то она автоматически обретет такой вид.
=Отчет[Продажи]
Простыми словами, ссылка указывает не на какой-то определенный диапазон, а на всю колонку таблицы.
Это говорит о том, что если использовать умную таблицу в диаграмме или сводной таблице, новая информация туда будет добавляться автоматически.
Свойства таблиц
Таблицы Excel могут действительно сделать жизнь проще. И одна из причин этого – возможность гибко настраивать ее характеристики. Давайте рассмотрим, как это можно сделать.
Кроме главного заголовка, в каждой таблице содержатся заголовки колонок, в качестве которых выступают значения первой их строки.
Если таблица большая, пользователь все равно может увидеть названия после прокрутки диапазона вниз, поскольку названия столбцов на панели координат автоматически переименуются в названия соответствующих колонок.
Если бы мы работали с обычным диапазоном, то пришлось бы отдельно закреплять области и жертвовать одной строкой рабочего поля. Использование таблиц избавляет нас от этой проблемы.
Одна из функций таблиц, которая добавляется автоматически при ее создании – автофильтр. Он может быть полезным, но если в нем нет необходимости, его легко отключить в настройках.
Вот маленькая демонстрация того, как новая строка автоматически добавляется к таблице.
Как мы видим, новые ячейки автоматически форматируются так, чтобы соответствовать таблице, а также ее ячейки заполняются нужными формулами и ссылками. Удобно, не так ли?
То же касается и новых столбцов.
Если хотя бы в одну ячейку вставить формулу, она автоматически будет скопирована на весь столбец. Поэтому не нужно вручную пользоваться маркером автозаполнения.
Но и это еще не все. Можно внести определенные изменения в функционал таблицы.
Внесение настроек в таблицу
Управлять параметрами таблицы можно во вкладке «Конструктор». Например, через группу «Параметры стилей таблиц» можно добавлять или удалять строки с заголовками и итогами, сделать чередующееся форматирование строк, выделить жирным первый или последний абзац.
Быстро сделать привлекательный дизайн таблицы не составит никакого труда благодаря готовым шаблонам. Их можно найти в группе «Стили таблиц». Если же нужно внести свои изменения в дизайн, это также легко сделать.
Группа инструменты дает возможность выполнить некоторые дополнительные операции, такие как создание сводной таблицы, удаление дубликатов или же удалить таблицу, превратив ее в обычный диапазон.
Но одна из самых интересных возможностей любой таблицы – срезы.
Простыми словами, это фильтр, располагаемый на отдельной панели. После нажатия на кнопку «Вставить срез» мы можем выбрать колонки, которые будут служить критериями фильтрации.
После этого в отдельной панели появляется перечень уникальных значений определенной колонки.
Чтобы применить фильтр, необходимо кликнуть по нужной категории.
После этого будут отображаться лишь те значения, которые соответствуют тому менеджеру, который был выбран.
Также возможен выбор сразу нескольких категорий. Это можно сделать, удерживая клавишу Ctrl или воспользовавшись специальной кнопкой в верхнем правом углу, расположенной в левой части от снятия фильтра.
Срез можно настраивать. Для этого существует отдельная вкладка на ленте, которая называется «Параметры». В ней пользователь может отредактировать внешний вид среза, размеры кнопок, количество столбцов и внести ряд других изменений. В целом, там все интуитивно понятно, поэтому любой пользователь сможет сам разобраться.
Но не все так просто…
Дело в том, что есть ряд недостатков у таблиц Excel, которые накладывают определенные ограничения на их работу:
- Нет возможности использовать представления. Простыми словами, нельзя запомнить ряд настроек листа, таких как фильтр, свернутые строки или столбцы и так далее.
- Нельзя использовать эту книгу одновременно с другим человеком через функцию совместного использования.
- Возможна лишь вставка окончательных итогов.
- В таблице нельзя использовать формулы массивов, что накладывает серьезные ограничения при работе с большими объемами данных.
- Ячейки в таблице не могут быть объединены. Впрочем, даже в обычном диапазоне эту функцию рекомендуют использовать с осторожностью.
- Невозможно транспонировать таблицу так, чтобы заголовки располагались в строках. Чтобы это сделать, ее нужно переконвертировать в формат обычного диапазона.
Некоторые дополнительные особенности таблиц
Редактирование значений в таблице осуществляется абсолютно таким же образом, как и в любой другой ячейке. Если вводить повторяющиеся значения, Excel будет подсказывать их полностью после того, как будет введен один или несколько первых символов.
Функционал таблиц предусматривает возможность автоматического подсчета итогов. Для этого необходимо выделить нужный столбец + одна ячейка под ним, в которую будет выводиться результат и нажать на кнопку «Сумма» на вкладке «Главная».
Это стандартная возможность Excel, которая не связана непосредственно с таблицами. Но поскольку значение выводится в ячейку, находящуюся непосредственно под этим диапазоном, то оно автоматически добавляется к таблице. Так и получается, что добавляется отдельный столбец с итогами.
Одна из интересных возможностей умных таблиц – использование числовых фильтров. Они могут быть использованы для того, чтобы скрыть определенные значения. Чтобы получить доступ к этой функции, равно как и к некоторым другим параметрам колонок, достаточно нажать на стрелочку в ячейке, обозначающей название колонки.
Там же можно воспользоваться такими параметрами, как сортировка по цвету, возрастанию или спаданию значения и ряд других.
Таблица и именованный диапазон
Один из аналогов, который позволит преодолеть некоторые из описанных выше ограничений – именованный диапазон. Конечно, это уже несколько другая тема, поскольку таблицы и именованные диапазоны пересекаются в определенной части функционала, но не дублируют его.
На него также можно ссылаться в формуле, а также обновлять информацию в нем. Правда, последнее придется делать вручную через Диспетчер имен.
Именованные диапазоны могут использоваться как в простых, так и сложных формулах. И в некоторых аспектах могут повторять функционал таблиц. Например, у нас есть такая формула.
= СУММ(E2:E8)+СРЗНАЧ(E2:E8)/5+10/СУММ(E2:E8)
Видим, что здесь один и тот же диапазон (не таблица и не именованный) используется сразу несколько раз. Предположим, нам нужно этот диапазон поменять на какой-то другой. В таком случае изменения придется вносить сразу в трех местах.
Если же этому диапазону присвоить имя или превратить его в таблицу, достаточно просто указать его название один раз, а потом в случае чего просто поменять привязку к определенному диапазону также один раз.
Выводы
Таким образом, умные таблицы в Excel открывают перед пользователем огромное количество возможностей. Тем не менее, есть и ограничения, поэтому использование таблиц не во всех ситуациях возможно. Если хочется оставить ряд возможностей, но, например, необходимо транспонировать диапазон, то необходимо конвертировать таблицу в именованный диапазон, а потом осуществлять все необходимые действия.
Умные таблицы открывают перед пользователем огромные возможности по автоматизации многих процессов Excel. Но если требуется обработка большого объема данных, в некоторых случаях лучше использовать именованный диапазон, к которому можно применять формулы массива и так далее.
