2 способа изменить фон в Excel

В данном материале вы узнаете два простых способа изменения фона клеток на базе их содержания в Excel последних версий. Также вы поймете, какие формулы применять для смены оттенка клеток или ячеек, где формулы прописаны неправильно, или где вообще отсутствует информация.

Каждый знает, что редактирование фона простой клетки является простой процедурой. Необходимо нажать на «цвет фона». Но что делать, если требуется коррекция цвета исходя из определенного содержания ячейки? Как сделать, чтобы это происходило автоматически? Далее вы узнаете ряд полезных сведений, которые дадут вам возможность найти верный способ для выполнения всех этих задач.

Динамическое изменение цвета фона клетки

Задача: Вы имеете таблицу или набор значений, и вам надо отредактировать цвет фона клеток, основываясь на том, какая цифра там вписана. Также вам необходимо добиться того, чтобы оттенок реагировал на изменение значений.

Решение: Для этой задачи предусмотрена функция Excel «условное форматирование», чтобы окрашивать клетки с числами, больше чем X, меньше чем Y или в диапазоне между X и Y.

Представим, у вас имеется набор товаров в разных штатах с их ценами, и необходимо знать, какие из них по стоимости превышают 3,7 долларов. Поэтому мы решили те товары, которые находятся выше этого значения, подсвечивать красным цветом. А клетки, имеющие аналогичное или большее значение, решено окрашивать в зеленый оттенок.

Примечание: Скриншот был сделан в программе 2010 версии. Но это не влияет ни на что, поскольку последовательность действий одинаковая, независимо от того, какую версию — последнюю, или нет — использует человек.

Итак, что нужно сделать (пошагово):

1. Выбрать клетки, в которых следует отредактировать оттенок. Например, диапазон $B$2:$H$10 (наименования колонок и первая колонка, в которой приводятся названия штатов, исключены из выборки).

2. Нажать на «Главная» в группе «Стили». Там будет находиться пункт «Условное форматирование». Там же нужно выбрать пункт «Новое правило». В английской версии Excel последовательность шагов следующая: “Home”, “Styles group”, “Conditional Formatting > New Rule».

3. В открывшемся окне следует поставить галочку «Форматировать только ячейки, которые содержат» (“Format only cells that contain” в английской версии).

4. Внизу этого окна под надписью «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» (Format only cells with) можно назначить правила, по которым и будет выполняться форматирование. Мы выбрали формат для указанного значения в клетках, которое должно превышать 3.7, как видно со скриншота: 

5. Далее следует кликнуть по кнопке «Формат». Появится окно, где слева находится область выбора фонового цвета. Но перед этим следует открыть вкладку “Заполнить” («Fill»). В данном случае это красный оттенок. После этого следует кликнуть по кнопке «ОК».

6. Затем вы возвратитесь в окно «Новое правило форматирования», но уже внизу этого окна можно предварительно посмотреть, как будет выглядеть эта клетка. Если все отлично, нужно нажать на кнопку «ОК».

В результате, получится что-то вроде этого:

Далее нам необходимо добавить еще одно условие, то есть, поменять фон клеток со значениями меньше 3.45, на зеленый цвет. Для выполнения этой задачи необходимо снова кликнуть на «Новое правило форматирования» и повторить описанные выше шаги, только условие нужно поставить как «меньше чем, или эквивалентно» (в английской версии «less than or equal to», а далее прописать значение. В конце нужно нажать кнопку «ОК».

Теперь таблица отформатирована таким способом.

На ней отображаются самые высокие и низкие котировки на топливо в различных штатах, и можно сразу определить, где ситуация наиболее оптимистичная (в Техасе, конечно же).

Рекомендация: Если будет необходимость, можно воспользоваться похожим методом форматирования, редактируя не фон, а шрифт. Для этого в окне форматирования, который появился на пятом этапе, нужно выбрать вкладку «Font» и руководствоваться подсказками, приводимыми в окне. Там все интуитивно понятно, и разобраться может даже новичок.

В результате, получится такая табличка:

Как оставить цвет ячейки таким же, даже если меняется значение?

Задача: Вам необходимо окрасить фон так, чтобы он не менялся никогда, даже если в будущем фон изменится.

Решение: найдите все клетки с определенным числом, используя функцию Excel “Найти все” «Find All» или дополнением “Выбрать особые ячейки” («Select Special Cells»), а после этого отредактировать формат ячейки, пользуясь функцией “Форматировать ячейки” («Format Cells»).

Это одна из тех нечастых ситуаций, которые не предусмотрены в руководстве Excel, и даже в интернете решение этой проблемы можно встретить довольно редко. Что неудивительно, поскольку данная задача не является стандартной. Если необходимо отредактировать фон навсегда, чтобы он никогда не менялся, пока не будет скорректирован пользователем программы вручную, необходимо следовать приведенной выше инструкции.

Выбрать все клетки, которые содержат определенное условие

Существует несколько возможных методов, зависящих от того, какие виды конкретного значения следует найти.

Если надо обозначить особым фоном клетки с определенным значением, необходимо перейти к вкладке «Главная» и выбрать «Найти и выделить” – «Найти».

Введите нужные значения и кликните на «Найти все».

Подсказка: Можно кликнуть на кнопку «Параметры» справа, чтобы воспользоваться некоторыми дополнительными настройками: где искать, как просматривать, учитывать ли большие и маленькие буквы, и так далее. Также можно прописывать дополнительные символы, например, звездочку (*), чтобы найти все строки, содержащие эти значения. Если использовать знак вопроса, можно отыскать какой угодно единичный символ.

В нашем прошлом примере, если необходимо найти все котировки на топливо между 3,7 и 3,799 долларов, мы можем уточнить наш поисковой запрос.

Теперь выберите какое угодно из значений, которые нашла программа, внизу диалогового окна и кликните по одному из них. После этого следует нажать на комбинацию клавиш «Ctrl-A» для выделения всех результатов. Далее нажмите на кнопку «Закрыть». 

Вот как можно выбрать все клетки с определенными значениями, используя функцию «Найти все». В нашем примере нам необходимо найти все цены на топливо выше 3,7 долларов и, к сожалению, Excel не позволяет делать это с помощью функции «Найти и заменить».

“Бочка меда” здесь обнаруживается благодаря тому, что есть другой инструмент, который поможет в выполнении таких сложных задач. Называется он «Select Special Cells». Это дополнение (которое нужно устанавливать к Excel отдельн), которое поможет:

• найти все значения в определенном диапазоне, например, между -1 и 45,
• получить максимальное или минимальное значение в колонке,
• найти строку или диапазон,
• отыскать клетки по окраске фона и многое другое.

После установки дополнения просто нажмите кнопку “Выбрать по значению” («Select by Value») и потом уточните поисковый запрос в окне аддона. В нашем примере мы ищем числа больше 3,7. Нажмите на “Выбрать” («Select»), и через секунду получите результат наподобие такого:

Если дополнение вас заинтересовало, вы можете скачать пробную версию по ссылке.

Изменение фона выбранных клеток через окно «Форматировать ячейки»

Теперь, после того, как все клетки с определенным значением были выделены одним из описанных выше методов, осталось указать цвет фона для них.

Чтобы сделать это, необходимо открыть окно «Формат ячеек», нажав на клавишу Ctrl + 1 (также можно нажать правой кнопкой мышки по выделенным клеткам и кликнуть левой кнопки мыши по пункту «форматирование ячеек») и настроить такое форматирование, которое необходимо.

Мы выберем оранжевый оттенок, но можно выбрать любой другой.

Если надо отредактировать цвет фона, не меняя других параметров внешнего вида, можно просто кликнуть на «заливка цветом» и выбрать цвет, который идеально подходит.

В результате, получится такая таблица:

В отличие от предыдущей техники, здесь цвет клетки не будет изменяться, даже если будет редактироваться значение. Это можно использовать, например, для отслеживания динамики товаров определенной ценовой группы. Их стоимость изменилась, а цвет остался прежним.

Редактирование цвета фона для особенных ячеек (пустых или с ошибками при написании формулы)

Аналогично предыдущему примеру, у пользователя есть возможность редактировать цвет фона специальных клеток двумя способами. Бывает статический и динамический варианты.

Применение формулы для редактирования фона

Здесь окрас ячейки будет редактироваться автоматически, исходя из ее значения. Этот метод во многом помогает пользователям и востребован в 99% ситуаций.

В качестве примера можно использовать прежнюю таблицу, но сейчас часть клеток будет пустой. Нам нужно определить, какие не содержат никаких показаний, и отредактировать цвет фона.

1. На вкладке «Главная» необходимо кликнуть на «Условное форматирование» –>  «Новое правило» (так, как в шаге 2 первого раздела «Динамическое изменение цвета фона».

2. Далее необходимо выбрать пункт «Использовать формулу для определения…».

3. Ввести формулу =IsBlank() (ЕПУСТО в русскоязычной версии), если требуется отредактировать фон пустой клетки, или =IsError() (ЕОШИБКА в русскоязычной версии), если надо найти клетку, где есть ошибочно написанная формула. Поскольку в данном случае нам необходимо отредактировать пустые ячейки, вводим  формулу =IsBlank(), а потом размещаем курсор между круглыми скобками и нажимаем на кнопку рядом с полем ввода формулы. После этих манипуляций следует выбрать вручную диапазон клеток. Кроме этого, можно указать диапазон самостоятельно, например, =IsBlank(B2:H12).

4. Кликнуть по кнопке «Форматировать» и выбрать подходящий фоновый цвет и сделать все так, как описано в пункте 5 раздела «Динамическое изменение цвета фона клетки», а потом нажать «ОК». Там же можно посмотреть, какой будет цвет клетки. Окно будет выглядеть приблизительно так.

5. Если вам понравился фон ячейки, надо нажать на кнопку «ОК», и изменения сразу будут внесены в таблицу.

Статическое изменение фонового цвета специальных ячеек

В данной ситуации единожды назначенный цвет фона продолжит оставаться таким, независимо от того, как клетка будет меняться.

Если необходимо перманентное изменение специальных клеток (пустых или содержащих ошибки), следуйте этой инструкции:

1. Выберите ваш документ или несколько ячеек и нажмите на F5 для открытия окна «Переход», а потом нажмите на кнопку «Выделить».
2. В открывшемся диалоговом окне выберите кнопку «Blanks» или «Пустые ячейки» (исходя из версии программы — рус. или англ.) для выделения пустых клеток.
3. Если вам следует подсветить клетки, имеющие формулы с ошибками, следует выбрать пункт «Формулы» и оставить единственный флажок возле слова «Ошибки». Как следует из скриншота выше, выделять можно клетки по любым параметрам, и каждая из описанных настроек доступна при необходимости.
4. Напоследок необходимо изменить цвет фона выделенных ячеек или кастомизировать их любым другим способом. Для этого нужно воспользоваться методом, описанным выше.

Просто помните, что форматирование изменений, выполненное этим способом, будет сохраняться, даже если заполнить пропуски или изменить тип специальной клетки. Конечно, маловероятно, что кто-то захочет применять этот метод, но на практике может быть всякое.

Как выжать максимум из Excel?

Как активные пользователи Microsoft Excel, вы должны знать, что он содержит множество возможностей. Некоторые из них мы знаем и любим, другие же остаются таинственными для среднестатистического пользователя, и большое количество блогеров пытаются пролить хотя бы немного света на них. Но бывают распространенные задачи, которые придется выполнять каждому из нас, а Excel не вводит некоторые возможности или инструменты, чтобы автоматизировать некоторые сложные действия.

И решением этой проблемы становятся дополнения (аддоны). Некоторые из них распространяются бесплатно, другие – за деньги. Существует множество подобных инструментов, которые могут выполнять разные функции. Например, находить дубликаты в двух файлах без загадочных формул или макросов.

Если совмещать эти инструменты с основным функционалом Excel, можно добиться очень больших результатов. Например, можно узнать, какие цены на топливо изменились, а потом обнаружить дубликаты в файле за прошлый год.

Видим, что условное форматирование – это удобный инструмент, который позволяет автоматизировать работу над таблицами без каких-то специфических навыков. Вы теперь умеете несколькими способами заливать клетки, исходя из их содержимого. Теперь осталось только это воплотить на практике. Удачи!