Предположим, у нас есть таблица Excel, полностью заполненная информацией. Она хорошо организована, форматирована и выглядит точно так же, как и вы хотите. И здесь вы решаете ее распечатать на бумаге. И тут она начинает выглядеть ужасно.
Электронные таблицы не всегда хорошо выглядят на бумаге, поскольку они не разработаны для того, чтобы использоваться в печатном варианте. Они специально сделаны так, чтобы быть длинными и широкими в такой мере, которой это необходимо.
Это удобно, когда таблицу нужно редактировать и открывать на экране, но это означает, что ее данные не будут выглядеть хорошо на стандартном листе бумаги.
Но в любом случае, нет ничего невозможного, особенно когда речь заходит про такой гибкий инструмент, как Excel. Более того, это вообще не сложно. Приведем некоторые рекомендации, как печатать документы Excel так, чтобы они хорошо выглядели на бумаге.
Совет 1: воспользуйтесь опцией «Предварительный просмотр» перед печатью
Вы можете увидеть, как точно ваша электронная таблица будет выглядеть в распечатанном виде, если будете использовать эту функцию. Этот инструмент особенно ценный и поможет сохранить огромное количество времени и бумаги. Вы можете даже совершать определенные изменения с тем, как оно будет выглядеть на печати такие как расширение полей и так далее.
Можете проверить, как это работает на практике, и наладить отображение таблицы на странице будет очень легко.
Определитесь, что вы планируете печатать
Если вам всего лишь необходимо распечатать определенный сегмент данных, нет необходимости печатать всю книга, а лишь конкретные данные. Вы можете распечатать, например, только лист или определенный файл. Также можно печатать небольшое количество данных. Для этого необходимо их выделить, а потом выбрать пункт «Выделенный диапазон» в настройках печати.
Увеличьте пространство
Вы лимитированы размерами бумаги, на которой вы печатаете, но есть несколько способов, как можно увеличить это пространство. Например, изменить ориентацию листа бумаги. По умолчанию установлена портретная ориентация. Она хорошо подходит для таблиц с большим количеством строк, а альбомная – если много колонок.
Если нужно еще больше места, то можно уменьшить размеры полей во краям листа. Чем они меньше, тем больше информации может поместиться на одном листе. В конце концов, если таблица небольшая, можно использовать функцию «Параметры настраиваемого масштабирования», чтобы разместить весь документ на листе.
Использовать заголовки для печати
Очень тяжело понять, в каком месте таблицы находится человек, если распечатать таблицу на одном листе бумаги невозможно. В таком случае нужно воспользоваться функцией «Печатать заголовки». Она позволяет добавить заголовки строк или колонок на каждую страницу таблицы.
Использовать разрывы страниц
Если ваш документ занимает больше, чем один лист бумаги, рекомендуется использовать разрывы страниц, чтобы точно понять, какие данные должны быть в конкретном месте. Когда вы вставляете разрыв страницы в таблицу, все ниже него перемещается на следующую страницу. Это удобно, потому что позволяет разбить данные таким образом, каким человек хочет.
Если следовать этим рекомендациям, то можно значительно упростить чтение документов Excel, напечатанных на листе бумаги.
